特定技能の年1回届出で会社が準備する書類【2026年4月初回対応・行政書士が解説】

2025年4月1日の省令改正で、特定技能の定期届出は四半期ごと（年4回）から年1回に変更されました。届出の様式も一新され、「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）」として一本化されています。新ルールによる初回の提出期間は2026年4月1日〜5月31日です。何を準備すればよいかを整理します。

定期届出の基本情報

提出対象者

対象期間中（前年4月1日〜当年3月31日）に1日でも特定技能外国人を受け入れた（在留資格「特定技能」を有する外国人と雇用契約があった）すべての特定技能所属機関（受入れ企業・個人事業主）が提出対象です。

提出期間

毎年4月1日から5月31日まで（対象年度の翌年度）

• 初回：2026年4月1日〜5月31日（対象期間：2025年4月1日〜2026年3月31日）
• 以降：毎年同サイクルで繰り返し

2025年4月改正の主なポイント

• 届出頻度：年4回（四半期ごと）→ 年1回
• 様式の一本化：受入れ・活動状況と支援実施状況が参考様式第3-6号に統合
• 提出主体：受入れ企業が登録支援機関分も取りまとめて提出（登録支援機関は受入れ企業を経由して提出）
• 行政書士法の関係：2026年1月施行の改正行政書士法により、届出書の有償作成は行政書士（または弁護士）のみが担えることが明確化

メインの届出様式（参考様式第3-6号）の構成

新様式第3-6号は以下の3部構成です。

本体（第3-6号）に記載する主な項目

• 届出対象期間
• 所属機関の基本情報（法人名・所在地・代表者・法人番号・担当者）
• 対象期間中の特定技能外国人の在籍者数・新規受入れ数・離職者数
• 報酬の月平均額（特定技能外国人と日本人の比較）
• 支援実施の概要（面談回数・相談件数等）

添付書類：登録支援機関に委託している場合

登録支援機関に支援計画の実施を全部委託している場合の添付書類は以下のとおりです。

必須書類

• 参考様式第3-6号（本体）
• 参考様式第3-6号 別紙1（事業所ごとに作成）
• 参考様式第3-6号 別紙2（電子届出システム利用の場合・複数機関に委託の場合）

適格性書類（一定の基準を満たさない機関に必要）

• 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号）
• 登記事項証明書（発行から3か月以内のもの）
• 役員の住民票写し（全役員分）
• 公的義務の履行証明書（税金・社会保険料の納付証明）
• - 法人の場合：法人税・消費税・源泉所得税・労働保険料・社会保険料の納付証明
• - 個人事業主の場合：所得税・消費税・住民税・国民年金保険料等の納付証明
• 決算関係書類（直近期のもの）

任意・条件付きで必要な書類

• 報酬支払証明書（参考様式第5-7号）：報酬を振込以外（現金手渡し等）で支払っている場合
• 理由書（任意様式）：提出期間内に提出できなかった場合、または社会保険未加入等の特別な事情を説明する必要がある場合

添付書類：自社支援（登録支援機関に委託しない）の場合

自社で支援業務を実施している場合は、委託の場合の書類に加えて、支援実施状況を証明する書類が必要になります。

追加で必要になる主な書類

• 支援実施を証明する書類（面談記録票等の整備状況を確認できるもの）

事業所が複数ある場合

別紙1（参考様式第3-6号 別紙1）は事業所ごとに作成します。複数事業所がある場合は、本社がすべての別紙1を取りまとめて提出します。

提出方法と電子届出のメリット

提出方法は「窓口・郵送」と「電子届出システム（オンライン）」の2種類です。

郵送の場合は封筒の表面に「特定技能届出書在中」と朱書きし、入管に到着した日が提出日となります（発送日ではない点に注意）。

提出先

特定技能所属機関の本店所在地（法人の場合は登記上の本店）を管轄する地方出入国在留管理局または支局。

準備スケジュールの目安

よくある質問

まとめ

2025年4月改正により、特定技能の定期届出は年1回（毎年4〜5月提出）に簡素化されましたが、一方で様式の一本化や適格性書類の提出、行政書士法の厳格化など注意すべき変更点もあります。

初回提出（2026年4月1日〜5月31日）に向けて、早めに以下を準備してください。

• 登録支援機関からの支援実施状況の収集・署名依頼
• 適格性書類（登記事項証明書・納税証明書・決算書等）の取得
• 参考様式第3-6号の記載・確認

届出書の作成や提出手続きに不安がある場合は、行政書士アーチ事務所にご相談ください。届出のみのご依頼も承っています。

本記事は出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」（2025年4月1日施行）、「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月26日公開）、「特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）」をもとに作成しています。様式・添付書類は改定されることがあります。最新情報は必ず出入国在留管理庁の公式サイトでご確認ください。