特定技能の支援記録・面談記録の作り方【2025年4月改正対応・行政書士が解説】

特定技能の支援義務の中でも、定期面談と支援記録の作成・保管は実務上の負担が大きく、かつ在留資格更新審査や入管の実地調査で確認される重要な証拠書類です。2025年4月から面談はオンラインでの実施が解禁されましたが、録画保存などの新ルールもあります。何をどのように記録すればよいかを整理します。

定期面談とは

定期面談は、特定技能外国人が適切な環境で就労・生活できているかを確認するため、特定技能所属機関（受入れ企業）または登録支援機関が3か月に1回以上、特定技能外国人本人およびその監督者（直属の上司等）から直接聞き取りを行う義務的支援です。

2025年4月からのオンライン面談解禁と新ルール

オンライン面談が正式に可能に

2025年4月1日以降、特定技能外国人の同意がある場合に限り、ビデオ通話ツール（Zoom・Teams等）を使ったオンライン面談が正式に認められるようになりました。遠隔地に勤務する外国人にとって移動の負担が減り、実務上の利便性が大幅に向上しています。

オンライン面談の主なルール

面談記録の作り方：参考様式第5-5号・第5-6号

面談を実施したら「定期面談報告書」として記録を作成します。出入国在留管理庁が公開している参考様式を使用するか、必要事項を網羅した自社フォーマットでも構いません。

参考様式の種類

• 参考様式第5-5号：特定技能外国人本人との面談記録
• 参考様式第5-6号：監督者（直属の上司等）との面談記録

両者はセットで作成することが基本です。

面談記録に記載する主な内容

面談できなかった場合

やむを得ない理由で3か月以内に面談を実施できなかった場合は、その理由を記録した「理由書」を作成します。理由書がなければ支援義務の不履行とみなされるリスクがあります。

相談記録書の作り方

相談記録書は、特定技能外国人から相談・苦情が発生した場合にその都度作成する書類です。

相談記録書に記載する主な内容

• 相談・苦情の発生日
• 相談者の氏名（プライバシーへの配慮が必要な場合は匿名化も可）
• 相談・苦情の内容（具体的に記載）
• 対応した担当者の氏名
• 対応内容・講じた措置
• 労働基準監督署・ハローワーク等への相談・通報を行った場合はその旨と結果

相談記録書は定期届出（参考様式第3-6号）の年1回提出時に、支援実施状況として反映させる必要があります。

記録の保管期間と保管方法

保管期間

面談記録・支援記録・相談記録書のすべてについて、特定技能雇用契約の終了日から1年以上の保管が義務付けられています。

オンライン面談の録画データも同様に、契約終了日から1年以上保存する必要があります。

保管方法

保管形態は紙媒体でも電子データでも構いませんが、地方出入国在留管理局から閲覧を求められた際に速やかに提出できる状態にしておくことが求められます。

記録と定期届出の関係

2026年4月から始まった年1回の定期届出（参考様式第3-6号）では、対象期間中の面談結果・支援実施状況を届出書に反映させる必要があります。

日常的に面談記録・支援記録を蓄積していないと、定期届出の作成時に「何月の面談で何を確認したか」がわからなくなってしまいます。面談のたびに記録を作成・保存しておくことが、スムーズな定期届出につながります。

よくある質問

まとめ

特定技能の定期面談・支援記録は、在留資格更新や実地調査の際に確認される重要な証拠書類です。

• 定期面談は3か月に1回以上（2025年4月改正後もこの頻度は変わらず）
• オンライン面談は外国人の同意を得て実施可能（録画を1年以上保存）
• 初回・担当者交代時はできる限り対面を推奨
• 面談記録は参考様式第5-5号・5-6号を活用し、具体的な確認内容を記録する
• 相談記録書は相談・苦情が発生したときのみ作成
• すべての記録は雇用契約終了日から1年以上保管

記録管理の体制構築や定期届出の作成に不安がある場合は、行政書士アーチ事務所にご相談ください。

本記事は出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」（2025年4月1日施行）および出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れに関する運用要領」をもとに作成しています。制度の詳細は個別状況により異なります。最新情報は必ず出入国在留管理庁の公式サイトでご確認ください。