特定技能の定期面談で確認すべき項目【チェックリスト付き・2026年最新版】

導入

「定期面談で何を聞けばよいか毎回迷う」「形式的な面談になってしまっている気がする」「外国人が『問題ない』と言うが本当に大丈夫か不安」——定期面談を担当する支援担当者から、こうした声をよく聞きます。

特定技能の定期面談は3か月に1回以上の実施が義務付けられていますが、「何を確認するか」が明確でないと、形式的な面談になりやすく、外国人の問題を見落とすリスクがあります。

この記事では、定期面談で確認すべき項目をチェックリスト形式で整理し、外国人本人・監督者それぞれへの確認内容・問題発見時の対応まで解説します。

結論を先にお伝えすると、定期面談の目的は「問題の早期発見と対応」です。確認項目を体系的に整理し、外国人が安心して本音を話せる環境を作ることが、面談の質を高める最大のポイントです。

このページの要点

Q1. 定期面談では何を確認しなければなりませんか？ 法令上の確認項目として、①特定技能雇用契約の履行状況（労働条件・報酬の支払い状況など）、②支援計画の実施状況、③外国人の生活状況・相談事項などが挙げられます。これらを外国人本人と監督者の双方に確認します。

Q2. 面談で外国人が「問題ない」と言い続ける場合はどうすればよいですか？ 「問題ない」という回答を鵜呑みにするのは危険です。具体的な質問（「残業は月何時間くらいですか」「給与の手取りはいくらでしたか」など）で実態を確認することが重要です。信頼関係が構築されると本音を話しやすくなります。

Q3. 外国人本人と監督者の面談は必ず別々に実施しますか？ はい、別々に実施することが原則です。同席すると外国人が監督者に遠慮して正直に話せない場合があります。外国人本人の面談を先に行い、その後監督者と面談するのが一般的です。

Q4. 面談で深刻な問題が発覚した場合はどうすればよいですか？ 事実関係を確認した上で、問題の内容に応じた対応を取ります。労働条件違反・ハラスメントなどの場合は労働基準監督署や都道府県労働局への通報・相談が必要になる場合があります。

Q5. 面談の質問は毎回同じでよいですか？ 基本的な確認項目は毎回確認しますが、前回の面談で発覚した問題のフォローアップや、季節・状況に応じた質問を加えることで、より実態に即した面談になります。

本文

定期面談の目的を再確認する

定期面談の目的は以下のとおりです。

• 特定技能雇用契約が適切に履行されているか確認する
• 外国人の生活・健康・精神状態に問題がないか確認する
• 支援計画が適切に実施されているか確認する
• 問題があれば早期に発見・対応する

「問題がないことを確認する」だけでなく、「問題を発見して対応する」ことが面談の本質です。この意識を持って面談に臨むことが重要です。

外国人本人への確認項目

#### ①労働条件・就労状況

#### ②生活状況

#### ③支援の実施状況

• 日本語学習の機会を活用できていますか
• 相談したいことがある場合に連絡先がわかりますか
• 困ったことがあれば相談できる環境だと感じていますか
• 一時帰国の予定（希望）はありますか

#### ④相談・苦情・意見

• 職場・生活で困っていることや不満はありますか
• 改善してほしいことはありますか
• 今後のキャリア・在留について考えていることはありますか
• 日本での生活を続けることへの意欲はありますか

外国人本人への確認チェックリスト

面談前に以下のチェックリストを準備しておくと漏れを防げます。

監督者への確認項目

監督者への面談は、外国人本人からは把握しにくい職場側の状況を確認するために実施します。

#### ①外国人の就労状況

• 担当業務をこなせていますか（スキル・理解力など）
• 出勤状況に問題はありますか（遅刻・早退・欠勤など）
• 業務上の指示は伝わっていますか（言語面での課題はありますか）
• 安全面で問題がありますか

#### ②職場環境・人間関係

• 外国人と日本人スタッフの関係は良好ですか
• 外国人に対して不適切な言動をとっている社員はいますか
• 外国人が孤立していると感じることはありますか

#### ③労働条件の遵守状況

• 労働時間・残業時間は適切に管理されていますか
• 給与・残業代は適切に支払われていますか
• 有給休暇を取得しやすい環境になっていますか

#### ④改善点・要望

• 外国人の受入れで困っていることはありますか
• 支援面で会社（または登録支援機関）に対して要望はありますか

監督者への確認チェックリスト

面談で問題が発覚した場合の対応

面談で問題が発覚した場合の対応フローは以下のとおりです。

深刻な問題を把握しながら対応しないことは、支援義務の重大な不履行となります。 問題が発覚した場合は速やかに対応し、経過を記録に残してください。

面談記録への記載

面談後は以下の内容を面談報告書（参考様式第5-5号・第5-6号）に記載します。

• 面談日時・場所・方法（対面・オンラインなど）
• 面談実施者・面談対象者
• 確認した主な項目と回答内容（具体的に記載する）
• 問題・相談事項の有無と内容
• 対応内容・対応予定
• 関係機関への通報・相談の有無
• 次回面談の予定

「問題なし」「特になし」のみの記載は不十分です。実際に確認した内容と回答を具体的に記載することが重要です。

当事務所に相談できること

行政書士アーチ事務所では、定期面談に関して以下のサポートを提供しています。

• 登録支援機関としての面談実施：外国人が理解できる言語での面談実施・記録作成・保管まで対応します。
• 面談チェックリストの提供：自社での面談に活用できるチェックリストを提供します。
• 問題発覚時の対応アドバイス：面談で深刻な問題が発覚した場合の対応をアドバイスします。
• 面談記録の内容確認：作成済みの面談記録の内容が適切かどうか確認します。

「面談の質を高めたい」「問題が発覚したときの対応を相談したい」という段階からのご相談も歓迎しています。

FAQ

Q1. 面談は何分くらい行えばよいですか？ 法令上の時間規定はありませんが、確認項目を網羅するには外国人本人との面談で30〜60分程度、監督者との面談で15〜30分程度が目安です。

Q2. 面談で使う質問を事前に外国人に伝えてよいですか？ 基本的な確認項目を事前に伝えることは問題ありません。ただし「問題ない」という回答を用意させることにならないよう、率直な対話を促す雰囲気作りが重要です。

Q3. 外国人が「問題ない」と言っているのに深掘りするのは失礼ではありませんか？ 外国人の保護という観点から、具体的な状況を確認することは義務の範囲内です。「より良い環境を作るために確認しています」という姿勢で臨むことが重要です。

Q4. 面談中に通訳が必要な場合、通訳者が同席してもよいですか？ はい、通訳者の同席は可能です。ただし通訳者が外国人の直属の上司に近い立場にある場合は、中立性の観点から別の通訳者を手配することが望ましいです。

Q5. 前回発覚した問題が改善されていない場合はどうすればよいですか？ 改善が進んでいない理由を確認し、追加の対応策を検討します。改善が見られない場合は関係機関（ハローワーク・労働基準監督署など）への相談・通報を検討することが必要です。

まとめ

特定技能の定期面談で確認すべき項目は、外国人本人への確認（労働条件・報酬・職場環境・生活状況・支援の実施状況）と監督者への確認（就労状況・職場環境・労働条件の遵守）に大別されます。

面談の目的は「問題の早期発見と対応」であり、「問題なし」を確認するだけでは不十分です。具体的な質問で実態を把握し、問題が発覚した場合は速やかに対応することが重要です。

企業が次に確認すべきこと

1. 本記事のチェックリストを印刷・保存し、次回の面談から活用する
2. 面談は外国人本人と監督者を必ず別々に実施する体制を確認する
3. 外国人が理解できる言語での面談体制（通訳の確保など）を整える
4. 面談記録（参考様式第5-5号・第5-6号）に具体的な内容を記載する習慣を整える

定期面談の実施・記録管理・問題発覚時の対応についてご不明な点がある企業様は、行政書士アーチ事務所へお気軽にご相談ください。