登録支援機関から自社支援へ切り替える方法【手続き・届出・スケジュール】

導入

「登録支援機関への委託費用を削減したい」「受入れ経験が積めたので自社で支援できると思う」「委託先の対応に不満があり切り替えを検討している」——特定技能外国人を受け入れている企業の担当者から、こうしたご相談をよくいただきます。

登録支援機関から自社支援への切り替えは、要件を満たした企業であれば手続きを経て実施できます。ただし、切り替えには入管への随時届出・支援計画書の作成・登録支援機関との契約解除など複数の手続きが必要であり、タイミングの管理も重要です。

この記事では、以下の3点を中心に解説します。

1. 自社支援への切り替えに必要な手続きの全体像
2. 入管への届出の種類・書類・期限
3. 切り替えを進める上での注意点とよくある失敗

結論を先にお伝えすると、切り替えの核心は「①自社支援の要件確認→②登録支援機関との契約解除→③新支援計画書の作成→④入管への随時届出（変更日から14日以内）」という流れです。在留期間の更新が迫っている時期の切り替えは避け、余裕をもって準備を進めることが重要です。

このページの要点

Q1. 自社支援への切り替えはいつでもできますか？ はい、要件を満たしていればいつでも切り替えできます。ただし在留期間更新の直前は手続きが集中しリスクが高まるため、更新の2〜3か月前までに切り替えを完了させることをおすすめします。

Q2. 切り替えに必要な届出は何ですか？ 主に①支援計画変更に係る届出書（参考様式第3-2号）と②支援委託契約の終了に係る届出書（参考様式第3-3-2号）の2種類を、変更が生じた日から14日以内に入管へ提出する必要があります。

Q3. 登録支援機関との契約はいつ解除できますか？ 契約書に定められた解約通知期間（多くの場合1〜3か月前）に従って解除通知を行います。契約解除のタイミングと入管への届出タイミングを連動させて管理することが重要です。

Q4. 切り替え後に支援計画書は新たに作成しますか？ はい。自社支援に切り替える際は、自社の支援体制・担当者・実施方法を反映した新しい支援計画書（1号特定技能外国人支援計画書）を作成する必要があります。

Q5. 切り替えは外国人本人の同意が必要ですか？ 法律上の同意要件はありませんが、生活の窓口が変わることを外国人本人が理解できる言語で説明し、理解を得ることが重要です。本人の信頼を失うと相談が来なくなるなど実務上の問題が生じます。

本文

自社支援への切り替え前に確認すべきこと

切り替えを進める前に、まず以下の点を確認してください。

①自社支援の要件を満たしているか - 過去2年以内に就労系在留資格を持つ外国人の雇用・管理実績があること - 外国人が理解できる言語での支援体制が整っていること - 支援責任者・支援担当者を選任できること（要件あり） - 支援記録の作成・保管体制を整えられること

②登録支援機関との契約内容の確認 現在の委託契約書の解約条件（解約通知期間・違約金の有無など）を確認します。多くの契約では1〜3か月前の解約通知が必要です。

③切り替えのタイミング 在留期間更新の直前の切り替えはリスクが高いため、更新時期から2〜3か月以上の余裕をもって完了させることが重要です。

切り替えの全体的な流れ

自社支援への切り替えは以下のステップで進めます。

ステップ1：社内体制の整備（切り替え決定〜2か月前） - 支援責任者・支援担当者の選任と要件確認 - 多言語対応（通訳・翻訳）体制の確認 - 支援記録・面談記録の管理方法の確立

ステップ2：新支援計画書の作成 自社で支援を行う場合の10項目の支援内容・実施予定日・担当者・実施方法を記載した新しい支援計画書を作成します。最新様式（2025年4月改正後のもの）を使用してください。

ステップ3：登録支援機関への解約通知（契約に定められた期間前） 契約書の解約条件に従って解約通知を行います。同時に、引き継ぎ書類（面談記録・支援実施記録・届出履歴など）のリストを依頼し、書類を受け取ります。

ステップ4：入管への随時届出（変更日から14日以内） 切り替えが実施された日（支援委託契約の終了日）から14日以内に入管へ届出を提出します。

ステップ5：外国人本人への説明 支援の窓口が変わることを、外国人本人が理解できる言語で説明します。新しい支援担当者の連絡先・面談スケジュールを共有します。

ステップ6：新体制での支援開始 切り替え後から定期面談（3か月に1回）・各種支援の実施・記録作成を自社で行います。

入管への随時届出の詳細

自社支援への切り替えに伴い提出が必要な随時届出は以下のとおりです。

①支援計画変更に係る届出書（参考様式第3-2号） 支援の実施体制（委託から自社支援へ）が変わるため、支援計画の変更届出が必要です。新しい支援計画書（1号特定技能外国人支援計画書）を添付します。

②特定技能所属機関による支援委託契約に係る届出書（参考様式第3-3-2号） 登録支援機関との委託契約が終了したことを届け出る書類です。

提出期限：変更が生じた日から14日以内

提出先は受入れ企業（本社・本店）の住所を管轄する地方出入国在留管理局です。窓口持参・郵送・電子届出システムのいずれかで提出できます。

重要：随時届出は登録支援機関に委託することはできません。必ず受入れ企業が自ら提出してください。

必要書類の全体像

切り替えに必要な主な書類は以下のとおりです。

このほか、組織図や支援責任者の要件を証明する書類（過去の外国人雇用実績を示す書類など）が必要になる場合があります。書類の内容は変更される可能性があるため、申請前に入管の最新の提出書類一覧表を確認してください。

切り替えのタイミング：在留期間更新との関係

自社支援への切り替えは、在留期間更新のタイミングと切り離して行うことが原則です。

在留期間更新の直前に切り替えを行うと、更新申請に必要な書類の準備が重なりリスクが高まります。在留期間更新から2〜3か月以上前に切り替えを完了させておくことをおすすめします。

また、更新申請時には新しい支援計画書を提出することになります。切り替えが完了していない状態で更新申請を行うと、書類の不整合が生じる場合があります。

引き継ぎで押さえるべきポイント

登録支援機関から自社支援に切り替える際、適切な引き継ぎを行うことが重要です。以下の書類・情報を引き継ぐよう依頼してください。

• 定期面談記録（参考様式第5-5号・第5-6号）
• 支援実施記録
• 相談対応記録
• 外国人本人の連絡先・生活状況に関する情報
• これまでの随時届出の提出履歴

これらの記録は雇用契約終了後1年以上の保管義務があります。切り替え時に引き継いでおくことで、定期届出や更新申請時に必要な情報を整理しやすくなります。

切り替えでよくある失敗と対策

14日の届出期限を超過する 切り替えの手続きが多く、入管への随時届出が14日を超えてしまうケースがあります。切り替え日が確定した時点で届出スケジュールを先に設定しておくことが重要です。

新支援計画書の内容が不十分 自社の実態に合っていない抽象的な記載では届出が受理されない場合があります。いつ・誰が・どのように支援するかを具体的に記載してください。

登録支援機関との解約通知が遅れる 契約書の解約通知期間を見落とし、予定どおりに切り替えができないケースがあります。切り替えを決めたら、まず契約書の解約条件を確認することを優先してください。

引き継ぎ書類を受け取らずに終了する 切り替え後に面談記録などが手元にないと、定期届出時に困ることがあります。引き継ぎ書類のリストを作成し、漏れなく受け取ることが重要です。

在留期間更新直前の切り替え 書類の準備が重なりスケジュールが逼迫します。更新時期を把握した上で、余裕をもって切り替えを進めてください。

当事務所に相談できること

行政書士アーチ事務所では、登録支援機関から自社支援への切り替えに関して以下のサポートを提供しています。

• 切り替え要件の確認：現在の社内体制が自社支援の要件を満たすかを確認します。
• 新支援計画書の作成サポート：最新様式に対応した支援計画書の作成をお手伝いします。
• 随時届出の書類作成・提出サポート：切り替えに必要な届出書類の整理・作成を行います。
• 移行期間中の支援受託：自社支援への切り替え準備期間中、当事務所が登録支援機関として支援を継続受託することも可能です。
• 切り替え後の継続サポート：自社支援開始後の面談記録の管理・届出対応についてのアドバイスも提供します。

「切り替えられるか確認したい」「切り替えの手順を一緒に整理したい」という段階からのご相談を歓迎しています。

FAQ

Q1. 切り替えた後にまた登録支援機関に戻すことはできますか？ はい、可能です。再度登録支援機関と委託契約を締結し、支援計画変更の届出と支援委託契約締結の届出を行えば戻すことができます。ただし手続きが重なるため、慎重に検討することをおすすめします。

Q2. 複数名受け入れている場合、一部の人だけ自社支援に切り替えることはできますか？ はい、外国人ごとに自社支援か委託かを選ぶことができます。ただし、それぞれについて届出が必要になります。

Q3. 切り替え後の支援計画書は、以前の計画書を流用できますか？ そのまま流用することはできません。自社の支援体制・担当者・実施方法を反映した内容で新たに作成する必要があります。また2025年4月以降は新様式への対応が必要です。

Q4. 登録支援機関との契約中に切り替えを決めた場合、委託費用の返金はありますか？ 契約書の内容によります。解約通知から解約完了までの期間についての費用は発生することが多いです。契約書の解約条件を事前に確認してください。

Q5. 自社支援への切り替えは行政書士に依頼できますか？ はい。支援計画書の作成・届出書類の整理については行政書士に依頼できます。2026年1月の行政書士法改正で、報酬を得て申請書類を作成できるのは行政書士・弁護士に限られることが明確になっています。

Q6. 切り替えに要する期間はどのくらいですか？ 準備から届出完了まで、一般的に1〜3か月程度かかります。登録支援機関との契約解除通知期間・新支援計画書の作成・社内体制の整備を並行して進めることで期間を短縮できます。

Q7. 切り替え後、行政書士に申請書類の作成だけ依頼することはできますか？ はい。自社支援で日常の支援業務は自社で行いながら、在留資格申請・届出書類の作成のみを行政書士に依頼するケースは実務上よくあります。

Q8. 外国人本人が切り替えを嫌がった場合はどうすればよいですか？ 法律上は外国人本人の同意は不要ですが、懸念の内容を母国語で丁寧に確認し、新しい支援体制の内容を説明することで理解を得ることが重要です。

まとめ

登録支援機関から自社支援への切り替えは、要件を満たした企業が段階的に手続きを進めることで実現できます。中心となる手続きは「新支援計画書の作成」「登録支援機関との契約解除」「入管への随時届出（14日以内）」の3点です。

在留期間更新の直前は避け、余裕をもったスケジュールで進めること、登録支援機関からの引き継ぎ書類を確実に受け取ることが成功のポイントです。

企業が次に確認すべきこと

1. 自社支援の要件（企業・支援責任者・担当者）を満たせるか確認する
2. 現在の登録支援機関との契約書の解約条件（通知期間など）を確認する
3. 受入れ中の特定技能外国人の在留期間更新時期を確認し、余裕をもったスケジュールを立てる
4. 新支援計画書の作成と届出書類の準備を並行して進める

切り替えの手続き・書類作成・届出についてご不明な点がある企業様は、行政書士アーチ事務所へお気軽にご相談ください。移行期間中の支援受託から切り替え後のサポートまで、一貫して対応いたします。