自社支援に切り替えるメリット・デメリット【特定技能・企業向け】

導入

「登録支援機関への委託費用を削減したい。でも自社支援に切り替えて本当に大丈夫か」「自社支援のメリット・デメリットを整理して判断したい」——特定技能外国人の受入れ経験を積んだ企業の担当者から、こうした声をよく聞きます。

自社支援への切り替えは、単純に「コストが下がるかどうか」だけで判断するのは危険です。委託費用の削減効果がある一方で、社内の人的コスト・多言語対応の負担・書類管理の責任が増えることも事実です。

この記事では、以下の3点を中心に解説します。

1. 自社支援に切り替えるメリット
2. 自社支援に切り替えるデメリットと注意点
3. 自社支援が向いている企業・向いていない企業の判断基準

結論を先にお伝えすると、受入れ人数が多く外国人雇用の経験が積めた企業にとっては、自社支援はコスト削減と外国人との関係強化の両立という大きなメリットがあります。一方で体制が整っていない状態での拙速な切り替えは、外国人の不安や届出漏れなどのリスクを生みます。

このページの要点

Q1. 自社支援に切り替えると費用はどのくらい削減できますか？ 登録支援機関への委託費（月額1.5〜3万円/人）が不要になります。10名受け入れている場合、年間180〜360万円程度の削減効果が見込まれます。ただし社内担当者の人件費・多言語対応コストが発生するため、トータルの費用対効果で判断することが重要です。

Q2. 自社支援の最大のデメリットは何ですか？ 多言語対応（外国人が理解できる言語での支援）と書類管理の負担が大きくなることです。面談記録・支援記録の作成・保管・届出義務の管理など、実務上の責任がすべて自社に集中します。

Q3. 自社支援に切り替えると外国人の定着率は上がりますか？ 企業が外国人と直接関わりやすくなるため、信頼関係が深まり定着率向上につながるケースが多いです。一方で、支援の質が登録支援機関より低くなった場合は逆効果になることもあります。

Q4. 自社支援に向いている企業の特徴は何ですか？ 受入れ人数が5〜10名以上・外国語（対象国籍の言語）が話せる社員がいる・外国人雇用経験が2年以上ある・社内に支援責任者・担当者を選任できる、といった条件が揃っている企業が向いています。

Q5. 自社支援は失敗することもありますか？ はい。多言語対応が不十分で外国人が相談できない環境になるケース、面談記録の管理が形骸化するケース、届出漏れが生じるケースなどが代表的な失敗例です。切り替え前の体制整備が不可欠です。

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自社支援のメリット

①委託費用の削減 最も直接的なメリットは登録支援機関への委託費用がなくなることです。委託費の相場は1人あたり月額1.5〜3万円程度とされています。

受入れ人数が増えるほど削減効果は大きくなります。社内の担当者が既存業務の中で対応できる場合は、削減効果がほぼそのままコスト圧縮につながります。

②外国人との関係強化・定着率向上 登録支援機関を介さず企業と外国人が直接関係を築けることで、信頼関係が深まります。困りごとや職場での悩みを気軽に相談できる環境が整うと、早期離職の防止や定着率向上につながるケースが多くあります。

③社内のノウハウ蓄積 支援を自社で行うことで、外国人雇用に関する実務知識が社内に蓄積されます。多文化共生の職場環境づくりや、次の採用時の対応力向上にもつながります。

④支援内容の柔軟な対応 外部機関を介さず自社判断で動けるため、急な相談や対応が必要な場面でも迅速に動けます。外国人の状況に合わせたきめ細かい対応が可能になります。

⑤2026年以降の行政書士法改正との整合 2026年1月の行政書士法改正により、行政書士・弁護士以外が報酬を得て申請書類を作成することが禁止されました。これにより、登録支援機関に書類作成まで任せていた運用の見直しが必要になっています。自社支援への切り替えはこの流れとも整合します。

自社支援のデメリット

①多言語対応の確保が必要 外国人が理解できる言語（ベトナム語・インドネシア語・フィリピン語など）での支援実施が義務付けられています。対応できる社員がいない場合は通訳サービスの手配が必要となり、コストと手間が生じます。

「日常業務は日本語でなんとかなっている」というケースでも、生活相談や面談では母国語での対応が求められます。この点を見落として切り替えた企業が、後から困るケースがあります。

②書類管理・記録作成の負担 定期面談報告書・支援実施記録・相談対応記録などを自社で作成・保管する必要があります。雇用契約終了後1年以上の保管義務もあります。記録が形骸化すると、定期届出・更新申請時に問題が生じます。

③届出義務の管理責任が増える 随時届出（雇用契約変更・退職など）や定期届出（年1回）はすべて企業の責任で提出する義務があります。登録支援機関に委託していた場合に比べて、管理責任が重くなります。

④支援責任者・担当者の要件充足 支援責任者・支援担当者には過去2年以内の外国人雇用・生活相談経験が必要です。適切な人材が社内にいない場合、切り替え自体ができません。また担当者が退職した場合の後任確保も課題になります。

⑤外国人が相談しにくくなるリスク 登録支援機関という第三者が介在することで、職場の上司には言いにくい悩みを相談できていたケースがあります。自社支援では外国人が相談をためらう場合があり、問題が表面化しにくくなるリスクがあります。このリスクを軽減するには、支援担当者が外国人の直属の上司ではないことが要件となっています。

⑥初期の体制整備コスト 切り替え当初は社内体制の整備・新支援計画書の作成・引き継ぎ書類の整理など一時的な負担が発生します。

メリット・デメリットの整理

自社支援が向いている企業の特徴

以下の条件が多く揃っている企業ほど、自社支援への切り替えに向いています。

• 受入れ人数が5名以上：委託費の削減効果が大きくなるほど切り替えのメリットが増します
• 外国語対応できる社員がいる：対象国籍の言語（ベトナム語・インドネシア語など）を話せる社員がいると対応がスムーズです
• 外国人雇用経験が2年以上ある：支援責任者・担当者の選任要件を満たしやすくなります
• 書類管理の体制が整っている：面談記録や支援記録を適切に管理できる仕組みがある
• 支援専任の担当者を設置できる：兼務でも可能ですが、専任またはある程度の時間を確保できる体制があると安心です

自社支援が向いていない企業の特徴

以下に当てはまる企業は、登録支援機関委託を継続するほうが現実的な場合があります。

• 初めて特定技能外国人を受け入れる：制度・書類・面談対応のノウハウがない状態での切り替えはリスクが高い
• 外国語対応できる社員がいない：多言語対応の体制確保が困難
• 受入れ人数が少ない（1〜2名）：削減効果より社内負担のほうが大きくなりやすい
• 支援担当者を安定的に確保できない：担当者の交代が頻繁な環境では継続的な支援が困難

「まず委託、慣れたら自社支援へ」が現実的な流れ

多くの企業が「最初は登録支援機関に委託し、受入れ経験を積んだ後に自社支援へ切り替える」というパターンをとっています。

受入れ開始から2〜3年が経過し、外国人雇用のノウハウが蓄積された段階で切り替えを検討するのが現実的です。切り替えを急ぎすぎず、社内体制が整った段階で進めることが成功の鍵です。

当事務所に相談できること

行政書士アーチ事務所では、自社支援への切り替えの判断から実施まで以下のサポートを提供しています。

• 自社支援への切り替え可否の確認：現状の社内体制が要件を満たすかを確認し、切り替えの判断材料を整理します。
• 切り替え手続きのサポート：新支援計画書の作成・届出書類の整理を一緒に進めます。
• 移行期間中の支援受託：切り替え準備中の期間、当事務所が登録支援機関として支援業務を継続できます。
• 自社支援開始後のアドバイス：面談記録の管理・届出対応・制度改正への対応などについて継続的にサポートします。

「切り替えるべきか迷っている」という段階からのご相談も歓迎しています。

FAQ

Q1. 受入れ人数が少ない場合でも自社支援に切り替えるメリットはありますか？ 少人数（1〜2名）の場合、委託費の削減額より社内負担のほうが大きくなる場合があります。外国語対応できる社員がいてノウハウがある場合はメリットが出やすいですが、一般的には受入れ人数が増えてから切り替えを検討するほうが合理的です。

Q2. 自社支援に切り替えた後、支援の質を維持するには何が重要ですか？ 定期面談を3か月に1回確実に実施し、記録を作成・保管することが基本です。外国人が安心して相談できる環境（担当者との信頼関係・母国語での対応）を維持することが、定着率向上にもつながります。

Q3. 自社支援で支援の質が落ちた場合、再度委託に戻せますか？ はい、可能です。再度登録支援機関と委託契約を締結し、入管への届出を行えば戻すことができます。外国人の状況や社内体制の変化に応じて柔軟に判断することが大切です。

Q4. 自社支援の担当者が退職した場合はどうすればよいですか？ 速やかに新しい担当者を選任し、支援計画書の変更届出（支援計画変更に係る届出書）を入管へ提出する必要があります。後任の確保が難しい場合は、一時的に登録支援機関への委託に切り替えることも選択肢です。

Q5. 自社支援をしながら在留資格申請の書類作成だけ行政書士に依頼できますか？ はい、よくある活用方法です。日常の支援業務は自社で行い、申請書類の作成・取次のみを行政書士に依頼することで、コスト削減と専門家活用を両立できます。

Q6. 自社支援で問題が発生した場合（外国人からの苦情など）はどうすればよいですか？ まず外国人本人から状況を母国語で丁寧に確認します。労働条件・生活環境に問題がある場合は、改善策を検討して対応します。必要に応じて、ハローワーク・労働基準監督署などの関係機関への案内・連携も行います。

まとめ

自社支援への切り替えは、受入れ人数が多く外国人雇用経験が積めた企業には大きなコスト削減効果と関係強化のメリットがあります。一方で多言語対応・書類管理・届出義務の管理など、社内の負担と責任が増えることも事実です。

切り替えが向いているかどうかは、受入れ人数・社内体制・対応言語・ノウハウの蓄積状況など複数の要素を総合的に判断することが重要です。急いで切り替えるのではなく、社内体制が整った段階で計画的に進めることが成功につながります。

企業が次に確認すべきこと

1. 受入れ人数と委託費の削減効果を試算する
2. 外国語対応できる社員の有無と多言語対応体制を確認する
3. 支援責任者・担当者の要件（過去2年以内の外国人雇用経験）を満たせるか確認する
4. 書類管理・届出義務の管理を社内で継続できる体制があるか確認する

自社支援への切り替えの判断・準備についてご不明な点がある企業様は、行政書士アーチ事務所へお気軽にご相談ください。