特定技能外国人の入社時手続きチェックリスト【企業向け・2026年最新版】
特定技能外国人の入社時に企業が行うべき手続きをチェックリスト形式で解説。社会保険・ハローワーク届出・住民登録サポート・在留カード確認・生活支援まで抜け漏れなく整理します。
導入
「特定技能外国人が入社する際、何から手をつければよいかわからない」「日本人の入社手続きと何が違うのか」「手続きの漏れがないか不安」——初めて特定技能外国人を受け入れる企業の担当者から、こうしたご相談をよくいただきます。
特定技能外国人の入社時手続きは、日本人の手続きと共通する部分も多いですが、在留カードの確認・ハローワークへの外国人雇用状況届出・住民登録サポート・生活オリエンテーションの実施など、外国人特有の対応が必要です。
この記事では、特定技能外国人の入社時に企業が行うべき手続きをチェックリスト形式で整理します。入社前・入社当日・入社後1か月以内の時系列で整理していますので、そのまま社内の手続きリストとして活用できます。
このページの要点
Q1. 入社当日に最優先で確認すべきことは何ですか？ 在留カードの原本確認です。有効期限・就労可能な在留資格・氏名・国籍・住居地を確認します。在留カードの写しを社内で保管することもあわせて行います。
Q2. ハローワークへの届出はいつまでに行う必要がありますか？ 外国人雇用状況の届出は、雇用した翌月10日までが期限です（雇用保険の被保険者となる場合は資格取得届と同時に対応できます）。
Q3. 外国人の住民登録サポートはいつ行いますか？ 入国後・就労開始後14日以内に最寄りの市区町村役場で転入届（住民登録）の手続きが必要です。企業として同行サポートを行うことが義務的支援の一つです。
Q4. 生活オリエンテーションはいつ実施しますか？ 入国後・就労開始後できるだけ早い時期（おおむね2週間以内）に実施します。8時間程度を目安に、外国人が理解できる言語で実施します。
Q5. 入社時に外国人本人に渡すべき書類は何ですか？ 雇用契約書・雇用条件書（外国人が理解できる言語）の写し、給与明細の見方の説明資料、緊急連絡先一覧、支援担当者の連絡先、地域のゴミカレンダー、外部相談窓口一覧などを渡すことをおすすめします。
本文
入社前（在留資格許可後〜入社日前日）
【在留資格・書類の確認】
- ☐ 在留資格の許可（在留カードの発行）を確認する
- ☐ 在留期間の開始日・終了日を確認し、社内カレンダーに登録する
- ☐ 次回の更新申請時期（在留期間終了の3か月前）を社内カレンダーに登録する
- ☐ 在留資格変更許可申請書類の写しを社内に保管する
【住居の準備】
- ☐ 入社前に住居を確保する（社宅提供の場合は鍵・住所・生活用品の準備）
- ☐ 住居の場所・最寄り駅・通勤経路を事前に共有する
- ☐ 電気・ガス・水道の開通を確認する
- ☐ インターネット環境の整備を確認する（母国の家族との連絡に必要）
【社内準備】
- ☐ 入社に必要な書類（雇用契約書・雇用条件書・誓約書など）を母国語版で用意する
- ☐ 職場での挨拶・受入れ体制を社内に周知する
- ☐ 制服・安全具・作業用品を準備する
- ☐ IDカード・入館証・パソコン・メールアカウントなど必要なものを準備する
【入国時の対応（海外採用の場合）】
- ☐ 空港または最寄り駅への送迎を手配する（支援計画に基づく義務的支援）
- ☐ 送迎担当者・集合場所・時間を外国人本人に事前に母国語で伝える
- ☐ 入国日・フライト情報を把握する
入社当日
【在留資格・本人確認】
- ☐ 在留カードの原本を確認する（有効期限・在留資格・氏名・国籍・住居地）
- ☐ 在留カードの写しをとり社内で保管する
- ☐ パスポートの写しをとり社内で保管する（在留カードの情報と照合）
- ☐ 在留カードを本人に返却する（預かりは厳禁）
【入社書類の取り交わし】
- ☐ 雇用契約書・雇用条件書（外国人が理解できる言語版）の内容を説明し、自筆署名を取得する
- ☐ 署名済みの1部を外国人本人に交付する
- ☐ 扶養控除等申告書（源泉徴収のための書類）を記入してもらう
- ☐ マイナンバーを確認・収集する（社会保険・税務手続きに必要）
- ☐ 給与振込口座の届出書を記入してもらう（口座未開設の場合は開設サポートを行う）
【就業規則・社内ルールの説明】
- ☐ 就業規則の内容（労働時間・休日・服務規律・懲戒など）を外国人が理解できる言語で説明する
- ☐ 職場での禁止事項・安全ルールを説明する
- ☐ 緊急連絡先（支援担当者・社内連絡先）を渡す
入社後1週間以内
【社会保険・労働保険の手続き】
- ☐ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を提出する（入社日から5日以内・日本年金機構）
- ☐ マイナンバーと基礎年金番号が未結合の場合はローマ字氏名届を添付する
- ☐ 雇用保険被保険者資格取得届を提出する（入社後速やかに・ハローワーク）
- ☐ 外国人雇用状況の届出を行う（雇用した翌月10日まで・ハローワーク）
- ☐ 健康保険証の交付を確認し、届き次第外国人本人に渡す
【住民登録サポート】
- ☐ 最寄りの市区町村役場への転入届（住民登録）に同行する（入国後14日以内）
- ☐ 転入届に必要な書類を事前に確認・案内する（在留カード・パスポートなど）
- ☐ マイナンバーカードの申請を案内する
【銀行口座の開設サポート】
- ☐ 銀行口座が未開設の場合、開設に同行または案内する
- ☐ 必要書類（在留カード・パスポート・住所確認書類など）を事前に確認する
- ☐ 口座開設後、給与振込口座の登録手続きを行う
入社後2週間以内
【生活オリエンテーションの実施】
- ☐ 生活オリエンテーションを実施する（8時間程度・外国人が理解できる言語で）
- ☐ 説明内容：日本のルール・マナー・ゴミ出し・緊急時対応・医療機関・行政手続き・相談窓口など
- ☐ 生活オリエンテーション確認書（参考様式第5-8号）を作成し外国人本人の署名を取得する
- ☐ 地域のゴミカレンダー・緊急連絡先一覧・外部相談窓口一覧を渡す
【日常生活サポート】
- ☐ 最寄りのスーパー・コンビニ・病院・薬局の場所を案内する
- ☐ 交通機関の乗り方（ICカードなど）を説明する
- ☐ ゴミの分別方法・収集日を案内する
- ☐ 携帯電話の契約が必要な場合は案内・同行する
入社後1か月以内
【税務手続き】
- ☐ 住民税の手続きについて確認する（前年度の所得がない場合は翌年6月から天引き開始）
- ☐ 所得税の天引き（源泉徴収）が開始されているか確認する
【社内フォローアップ】
- ☐ 業務への適応状況を確認する（支援担当者からの声かけ）
- ☐ 生活上の困りごとがないか確認する
- ☐ 日本語学習の機会・情報を案内する
【入管への届出確認】
- ☐ 支援委託契約の締結届（登録支援機関に委託した場合）が提出されているか確認する
- ☐ 随時届出が必要な事由（住所変更など）が発生していないか確認する
入社時に外国人本人に渡すべき資料リスト
入社時に以下の資料を外国人が理解できる言語で準備・交付することをおすすめします。
- ☐ 雇用契約書・雇用条件書（署名済み・外国人本人の控え）
- ☐ 給与明細の見方の説明資料（多言語版）
- ☐ 社内緊急連絡先一覧（支援担当者・総務・緊急時）
- ☐ 外部相談窓口一覧（ハローワーク・労基署・法テラスなど）
- ☐ 地域のゴミカレンダー（市区町村発行）
- ☐ 最寄りの医療機関・薬局の案内
- ☐ 通勤ルートマップ
- ☐ 就業規則の要約（外国人向け簡易版）
入社時手続きで注意すべきこと
在留カードは必ず確認・返却 在留カードの有効期限・在留資格を確認することは雇用主の義務です。ただし在留カードを預かること・取り上げることは禁止されています。確認したらすぐに返却してください。
マイナンバーの適切な管理 マイナンバーは社会保険・税務手続きに必要ですが、その取り扱いには個人情報保護法に基づく適切な管理が求められます。不必要に収集・保管しないことが重要です。
住民登録の期限を守る 外国人が住民登録（転入届）を行う期限は入国後14日以内です。期限を過ぎると罰則の対象となる場合があります。企業として同行サポートを早めに行うことが重要です。
ハローワーク届出の期限 外国人雇用状況の届出は雇用した翌月10日まで。雇用保険の資格取得届と同時に対応することで手間を省けます。
当事務所に相談できること
行政書士アーチ事務所では、特定技能外国人の入社時手続きに関して以下のサポートを提供しています。
- 登録支援機関としての生活支援：住民登録・銀行口座開設への同行・生活オリエンテーションの実施を受託します。
- 在留カード確認のアドバイス：在留カードの見方・確認すべきポイントをアドバイスします。
- 入社時書類の確認：雇用契約書・雇用条件書が法令上の要件を満たしているか確認します。
- 入管届出の確認：入社後に必要な届出が漏れていないか確認します。
FAQ
Q1. 在留カードの「就労不可」の記載がある場合はどうすればよいですか？ 在留カードに「就労不可」の記載がある在留資格（留学・家族滞在など）の場合、原則として就労させることができません。ただし「資格外活動許可」のスタンプがある場合は一定範囲内での就労が可能です。特定技能の場合は在留資格欄に「特定技能1号」または「特定技能2号」と記載されているはずです。
Q2. 入社時の住民登録サポートは誰が行いますか？ 自社支援の場合は支援担当者が行います。登録支援機関に委託している場合は委託先が対応します。いずれの場合も企業として最終的な実施確認が必要です。
Q3. 銀行口座が開設できない場合、給与はどうすればよいですか？ 口座開設まで現金払いで対応することができます。ただし銀行振込のほうが記録が残り管理しやすいため、早めの口座開設サポートをおすすめします。
Q4. 入社時に外国人本人から受け取るべき書類は何ですか？ 在留カードの写し・パスポートの写し・マイナンバーの提供・給与振込口座の届出書・扶養控除等申告書などが主なものです。入社書類の一覧を母国語で作成し、事前に伝えておくとスムーズです。
Q5. 入社時手続きを登録支援機関に全部任せることはできますか？ 生活支援・生活オリエンテーションなどの義務的支援は登録支援機関に委託できます。ただし社会保険・ハローワークへの届出などの労務手続きは企業が行う義務があります。
まとめ
特定技能外国人の入社時手続きは、日本人の入社手続きに加えて在留カード確認・ハローワーク届出・住民登録サポート・生活オリエンテーションなど、外国人特有の対応が必要です。
本記事のチェックリストを活用して、入社前・入社当日・入社後1週間・1か月という時系列で漏れなく対応することが重要です。特に住民登録（14日以内）・社会保険手続き（5日以内）・ハローワーク届出（翌月10日まで）は期限があるため早めの対応が必要です。
企業が次に確認すべきこと
- 本記事のチェックリストを社内の入社手続きフローに組み込む
- 住民登録・銀行口座開設への同行サポートの担当者を決める
- 生活オリエンテーションの実施担当者・使用言語・説明資料を準備する
- 社会保険・ハローワーク届出の期限を把握し、入社日から逆算してスケジュールを立てる
行政書士アーチ事務所では、特定技能外国人の入社時手続きから在留資格申請まで一括してサポートしています。お気軽にご相談ください。
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WHY ARCH OFFICE
行政書士アーチ事務所が選ばれる理由
ビザ申請の書類作成だけで終わらず、外国人本人・家族・企業側の実務まで確認しながら、必要な手続きと注意点を整理します。
01
登録支援機関でもある行政書士事務所
特定技能の申請だけでなく、支援計画、自社支援切り替え、登録支援機関の変更まで見据えて相談できます。
02
有料職業紹介許可を保有
外国人採用の入口から在留資格、雇用後の手続きまで、採用実務を踏まえて整理します。
03
大阪市拠点・全国オンライン対応
大阪府内はもちろん、遠方の個人・企業からの相談にもLINE、WeChat、電話、フォームで対応します。
04
英語・中国語の相談にも対応
外国人本人、配偶者、企業担当者とのやり取りを、状況に応じて多言語で進められます。
05
個人向けと企業向けの両方に対応
家族滞在、永住、日本人配偶者ビザから、特定技能、技人国、外国人雇用まで横断的に確認します。
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