自社支援で入管に提出する届出と注意点【特定技能・2026年最新版】

導入

「自社支援を始めたら、入管にどんな届出が必要になるか」「登録支援機関に委託していたときと何が変わるか」——自社支援に切り替えた、または切り替えを検討している企業の担当者から、こうした質問をよくいただきます。

特定技能外国人を受け入れている企業には、登録支援機関に委託していても自社支援でも、入管への届出義務があります。ただし自社支援の場合は、登録支援機関が担っていた届出の一部を自社で管理する必要が生じます。届出漏れは罰則や受入れ停止につながるため、自社支援開始前に全体像を把握しておくことが重要です。

この記事では、以下の3点を中心に解説します。

1. 自社支援で提出が必要な届出の全体像
2. 定期届出・随時届出それぞれの内容と期限
3. 自社支援特有の注意点とよくある漏れ

結論を先にお伝えすると、自社支援での届出の核心は「①年1回の定期届出（毎年4〜5月）」と「②事由発生から14日以内の随時届出」です。随時届出はいかなる場合も登録支援機関に委託できず、必ず企業が自ら提出する義務があります。

このページの要点

Q1. 自社支援と登録支援機関委託で届出内容は変わりますか？ 定期届出の提出主体・様式は同じです。ただし自社支援の場合は登録支援機関の署名が不要になる分、自社ですべてをとりまとめて提出します。随時届出はいずれの場合も企業が自ら提出する義務があります（登録支援機関への委託不可）。

Q2. 定期届出はいつ提出しますか？ 毎年4月1日〜5月31日に前年度分（4月1日〜翌年3月31日）を提出します。2025年4月の改正で年1回に変更されました。初回は2026年4〜5月（2025年度分）です。

Q3. 随時届出が必要なのはどんな場合ですか？ 雇用契約の終了・変更、支援計画の変更、受入れ困難事由の発生（会社都合退職・行方不明など）、支援計画の実施困難などが生じた場合に事由発生から14日以内の提出が必要です。

Q4. 自社支援特有の随時届出はありますか？ はい。自社支援の場合、支援計画の実施が困難になった事由が生じた際に「1号特定技能外国人支援計画の実施困難に係る届出」（参考様式第3-7号）を14日以内に提出する必要があります。これは2025年4月に新設された届出で、登録支援機関に全部委託している場合は不要です。

Q5. 届出を怠るとどうなりますか？ 30万円以下の罰金の対象となるほか、引き続き特定技能外国人を受け入れることができなくなる可能性があります。在留資格の更新審査にも影響が出ます。

本文

届出の全体像

特定技能外国人を自社支援で受け入れている企業が提出する届出は「定期届出」と「随時届出」の2種類です。

重要：随時届出は登録支援機関に委託することができません。自社支援・委託のいずれであっても、受入れ企業（特定技能所属機関）が自ら提出する義務があります。

定期届出の内容

提出期間・頻度 2025年4月の改正により、定期届出は年1回に変更されました。

• 対象期間：前年4月1日〜当年3月31日
• 提出期間：毎年4月1日〜5月31日
• 初回：2025年度分を2026年4月1日〜5月31日に提出

使用様式 「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）に一本化されました。

自社支援の場合は企業がすべてを作成・提出します。登録支援機関への全部委託の場合と様式は同じですが、登録支援機関の署名は不要です。

添付書類 自社支援で適格性書類省略の条件を満たさない企業は、登記事項証明書・納税証明書などの適格性確認書類の添付が必要です。省略条件（過去3年間に指導勧告なし・オンライン申請・電子届出・一定規模以上など）を満たす場合は添付が省略できます。

随時届出の種類と期限

随時届出は事由発生から14日以内に提出が必要です。主な随時届出は以下のとおりです。

④受入れ困難に係る届出（参考様式第3-4号）（会社都合の場合） - 経営上の理由による解雇・人員整理 - 行方不明者の発生 - 法人の解散

※2025年4月の改正により、自己都合退職の場合は提出不要になりました。

この届出は自社支援を行っている場合のみ必要で、登録支援機関に全部委託している場合は不要です。

1か月以上就労できない場合の届出（2025年4月改正）

2025年4月の改正で、以下の場合にも受入れ困難に係る届出が必要になりました。

• 在留資格の許可後1か月経過しても就労を開始していない場合
• 雇用後に1か月以上活動ができない事情が生じた場合

就労開始が予定より遅れている場合は、届出要件に該当しないか確認することが重要です。

提出先・提出方法

提出先 受入れ企業（本社・本店）の住所を管轄する地方出入国在留管理局です。複数の事業所がある場合でも本社が一括して提出します。

自社支援特有の注意点

①支援計画の実施困難届は自社支援のみ対象 支援計画の実施困難に係る届出（参考様式第3-7号）は2025年4月に新設された自社支援特有の届出です。支援を実施できなかった場合や、面談で把握した問題の解決に行政機関等への相談が必要になった場合に提出が必要です。これを見落とすケースが増えているため注意が必要です。

②支援責任者・担当者の変更は14日以内 支援担当者が退職・異動した場合は速やかに後任を選任し、支援計画変更届を14日以内に提出します。担当者変更に伴う届出漏れは自社支援でよく見られる失敗の一つです。

③定期届出で支援実施状況を自社でとりまとめる 登録支援機関委託の場合は支援機関が支援実施状況を作成して提供してくれますが、自社支援の場合は自社で作成する必要があります。日頃の面談記録・相談記録を適切に管理しておかないと、定期届出時に情報が揃わなくなります。

④基準不適合届は「知った日」から14日以内 税金・社会保険料の滞納などの基準不適合が生じた場合は、その事実を「知った日」から14日以内の提出が必要です。「発生した日」ではなく「知った日」から起算する点に注意が必要です。

届出漏れを防ぐ社内管理のポイント

自社支援での届出管理には以下の仕組みを整えることをおすすめします。

• 届出カレンダーの作成：定期届出（毎年4〜5月）をカレンダーに登録し、前年度の記録整理を3月から開始する
• 変更事由の即時共有：退職・異動・雇用条件変更などが生じた際に人事・担当者が即座に届出担当者に連絡するフローを確立する
• チェックリストの活用：随時届出の対象事由一覧を手元に置き、変更が生じるたびに確認する
• 記録の日常管理：面談記録・支援実施記録を都度作成・保管することで定期届出時の情報集約を容易にする

当事務所に相談できること

行政書士アーチ事務所では、自社支援の届出管理に関して以下のサポートを提供しています。

• 定期届出の書類作成サポート：参考様式第3-6号への記載・添付書類の整理をサポートします。
• 随時届出の確認・作成：事由発生時に必要な届出の種類・期限の確認と書類作成を行います。
• 支援計画実施困難届の対応：自社支援特有のこの届出が必要な状況かどうかの判断と書類作成をサポートします。
• 登録支援機関としての受託：届出管理の負担が大きい場合は、登録支援機関として支援業務全体を受託することも可能です。
• 自社支援の体制整備アドバイス：届出漏れが起きにくい社内管理フローの構築をサポートします。

「自社支援に切り替えたが届出管理が不安」という段階からのご相談も歓迎しています。

FAQ

Q1. 自社支援の場合、定期届出は登録支援機関の署名が必要ですか？ 不要です。自社支援の場合は企業（特定技能所属機関）が単独で作成・提出します。登録支援機関に全部委託している場合のみ、委託先の署名が必要です。

Q2. 随時届出の期限を過ぎてしまった場合はどうなりますか？ 遅延した場合でも、気づいた時点で速やかに提出することが重要です。遅延自体が入管法違反となりますが、放置するよりも遅れても提出することで影響を最小限にできます。不安な場合は専門家に相談してください。

Q3. 定期届出の対象期間中に退職者がいた場合も記載が必要ですか？ はい。対象期間中に1日でも受け入れていた外国人は、退職者も含めて報告対象となります。

Q4. 支援計画実施困難届はどんな場合に提出しますか？ 自社支援を行っている中で、支援計画に記載した支援が実施できなかった場合や、面談等で把握した問題の解決に向けて行政機関等への相談・通報が必要になった場合などが対象です。事由発生（認知）から14日以内に提出します。

Q5. 電子届出システムの事前登録はどうすればよいですか？ 管轄の地方出入国在留管理局への書面での届出書（利用者情報登録届出書）の提出が必要です。登録完了後にIDとパスワードが発行されます。適格性書類の省略を希望する場合は2026年4月の定期届出前に登録しておくことが必要です。

Q6. 届出は行政書士に代理してもらえますか？ 届出書類の作成は行政書士に依頼できます。2026年1月の行政書士法改正により、報酬を得て届出書類を作成できるのは行政書士・弁護士に限られます。ただし随時届出の提出主体はあくまで受入れ企業であり、提出の最終責任は企業にあります。

Q7. 複数名の特定技能外国人を受け入れている場合、届出は人数分必要ですか？ 定期届出は本社が一括して1件提出します（外国人ごとの別紙は作成）。随時届出は事由が生じた外国人ごとに提出が必要です。

Q8. 自社支援から登録支援機関委託に切り替えた場合、届出は必要ですか？ はい。支援委託契約の締結に係る届出（参考様式第3-3-2号）と支援計画変更に係る届出（参考様式第3-2号）を変更日から14日以内に提出する必要があります。

まとめ

自社支援で入管に提出する届出は「定期届出（年1回・毎年4〜5月）」と「随時届出（事由発生から14日以内）」の2種類です。随時届出はいかなる場合も登録支援機関に委託できず、受入れ企業が自ら提出する義務があります。

2025年4月の改正で、自社支援特有の「支援計画実施困難届（参考様式第3-7号）」が新設されました。支援を実施できなかった場合や行政機関への相談が必要になった場合に提出が必要で、見落としが起きやすい届出です。

制度は引き続き変更される可能性があるため、最新の公式情報を確認しながら対応することが不可欠です。

企業が次に確認すべきこと

1. 定期届出（毎年4〜5月）のスケジュールを社内カレンダーに登録する
2. 随時届出の対象事由一覧を手元に置き、変更が生じるたびに確認する習慣をつける
3. 支援計画実施困難届（自社支援特有）の対象事由を把握しておく
4. 電子届出システムへの事前登録を済ませる

届出の書類作成・管理体制の整備についてご不明な点がある企業様は、行政書士アーチ事務所へお気軽にご相談ください。