特定技能と外国人雇用管理の実務ポイント【企業向け・2026年最新版】

導入

「特定技能外国人を受け入れてみたが、日本人との雇用管理と何が違うのか実感がつかめない」「トラブルを防ぐために日頃から何を意識すればよいか」「外国人が長く定着して働いてもらうために何ができるか」——特定技能外国人を受け入れている企業の担当者から、こうした声をよく聞きます。

特定技能外国人の雇用管理には、日本人と共通する部分と、外国人ならではの配慮が必要な部分があります。この記事では、実務担当者が日頃から意識すべき雇用管理のポイントを整理します。

このページの要点

Q1. 在留カードの管理で日常的に確認すべきことは何ですか？ 在留期限が近づいていないかを定期的に確認することが最重要です。在留期限の3か月前から更新申請が可能なため、期限の3〜4か月前には更新準備を開始できるよう社内で管理することが重要です。

Q2. 外国人との日常的なコミュニケーションで気をつけることは何ですか？ 指示・説明を簡潔・明確にすること、理解を確認すること、否定的な表現より肯定的な表現を使うことが基本です。「わかりましたか？」という質問に外国人は反射的に「はい」と答えることが多いため、実際に理解しているかを別の方法で確認することが重要です。

Q3. 外国人のトラブルで多いのはどんなケースですか？ 給与の誤解（手取りと総支給の違い）・職場でのハラスメント・生活上のトラブル（ゴミ・騒音など）・在留期限切れの見落とし・転職の引き留めなどが多く見られます。

Q4. 外国人の定着率を上げるために有効な取り組みは何ですか？ 定期面談での丁寧なコミュニケーション・キャリアパスの提示・日本語学習支援・職場の多文化対応・悩みを相談しやすい環境の整備などが有効です。

Q5. 職場の日本人スタッフに対して何か対応が必要ですか？ はい。外国人受入れ前に日本人スタッフへの説明・研修を行い、多様な文化・習慣への理解を促すことが重要です。職場全体で外国人を迎える雰囲気を作ることが定着率に大きく影響します。

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在留カード・在留資格の日常管理

在留期限の一元管理 複数名を受け入れている場合は、全員の在留期限・更新申請開始時期を台帳で一元管理します。社内カレンダーへのリマインダー設定で見落としを防ぎます。

在留カード確認の定期実施 在留カードは住所変更があった際に記載が更新されます。定期面談のタイミングで在留カードの現物を確認し、住所・在留期限に変更がないかを確認することを習慣にするとよいでしょう。

就労制限の確認 在留カードの「就労制限の有無」欄を確認します。特定技能1号・2号は「就労制限あり（特定技能1号・2号の在留資格に基づく活動のみ可）」と記載されています。活動内容が雇用契約書の業務と一致していることを確認します。

労務管理の実務ポイント

タイムカード・出勤記録の管理 労働時間を客観的に記録・管理することは法令上の義務です。特定技能では定期届出で実労働時間を報告するため、記録の正確性が特に重要です。

給与明細の交付と説明 毎月の給与明細を外国人が理解できるよう説明します。控除額・手取り額について疑問を持っている場合はその都度丁寧に説明することがトラブル防止に直結します。

有給休暇の管理 有給休暇の付与日数・残日数を外国人にも定期的に伝えます。一時帰国の希望がある場合は早めに申請するよう案内します。

最低賃金の確認 毎年10月頃に地域別最低賃金が改定されます。改定後に特定技能外国人の給与が最低賃金を下回っていないかを確認し、必要に応じて給与を見直します。

多文化対応の実務ポイント

祝祭日・宗教行事への配慮 外国人の母国の祝日・宗教行事（金曜礼拝など）について把握し、可能な範囲で配慮することで外国人の満足度が向上します。

コミュニケーションスタイルの違い 文化によって直接的な意見表明・上司への反論を避ける傾向がある国籍があります。「問題ありません」という回答が本音ではない場合もあるため、定期面談での丁寧な対話が重要です。

プライバシーへの配慮 給与・家族構成・宗教などの個人情報を職場で不必要に共有しないよう配慮します。

コミュニケーションの工夫

理解確認の方法 「わかりましたか？」という質問に外国人は反射的に「はい」と答えることが多いです。理解を確認するには「では今説明したことを自分の言葉でまとめてみてください」と伝えるなど、別の方法で確認することが有効です。

ほめることを意識する 良い仕事をした際に具体的にほめることは、外国人のモチベーション維持に効果的です。文化によっては褒め言葉をあまり言わない文化と、積極的に言う文化があります。外国人従業員に対しては意識的にポジティブなフィードバックを増やすことをおすすめします。

職場の日本人スタッフへの対応

外国人受入れを成功させるには、日本人スタッフの理解・協力が不可欠です。

困ったことの相談窓口の周知 日本人スタッフが外国人との関係で困ったことがある場合に相談できる窓口を設けることも重要です。

ハラスメント防止 外国人へのハラスメント（言語・文化的背景を理由にした差別的発言など）は法令上も問題になります。ハラスメント防止研修に外国人への対応を含めることをおすすめします。

定着率向上のための取り組み

キャリアパスの提示 「特定技能2号への移行サポート」「資格取得支援」「昇進・昇給の基準の明示」など、将来のキャリアの見通しを示すことで長期定着につながります。

日本語学習支援 日本語能力の向上は職場でのコミュニケーション改善・生活の安心感向上に直結します。日本語教室の案内・教材の提供・業務用日本語の習得支援などを行うことで定着率が向上します。

生活環境の整備 住居の安定・近隣との良好な関係・日常生活での困りごとの解消が、外国人の安心感と定着率に大きく影響します。入社後も定期的に生活状況を確認し、問題があれば早めに対応することが重要です。

同国籍の先輩社員による支援（メンター制度） 同じ国籍の先輩社員が新入りの外国人のメンターとなる仕組みを作ることで、母国語でのサポートが可能になり、孤立感の解消・定着率向上に効果があります。

トラブル防止の実務チェックリスト

日頃から以下を意識することで多くのトラブルを予防できます。

当事務所に相談できること

行政書士アーチ事務所では、特定技能外国人の雇用管理に関して以下のサポートを提供しています。

• 登録支援機関としての支援受託：定期面談・生活支援・相談対応・記録管理を受託します。
• 在留資格の更新申請サポート：在留期限管理から更新申請書類の作成・取次まで対応します。
• 雇用管理のアドバイス：トラブル防止・定着率向上のための具体的なアドバイスを提供します。

FAQ

Q1. 外国人が宗教上の理由で特定の業務を断った場合はどうすればよいですか？ まず宗教上の具体的な制約を確認し、代替業務での対応を検討します。雇用契約書の業務内容と大きく乖離する場合は、双方が合意できる対応策を話し合うことが重要です。

Q2. 外国人が職場の日本人と仲良くできていない場合はどうすればよいですか？ 定期面談で状況を確認し、問題がある場合は双方から事実を確認します。交流促進のための職場イベント・昼食の機会の提供なども有効です。

Q3. 外国人が突然「帰国したい」と言ってきた場合はどうすればよいですか？ まず理由を母国語で丁寧に確認します。職場・生活・家庭の問題がある場合は解決策を一緒に考えます。本人の意思が固い場合は退職手続きを進めることになります。

Q4. 特定技能2号への移行を支援するために企業ができることは何ですか？ 2号評価試験に対応した実務経験の積み重ね・試験勉強の時間の確保・受験費用の補助などが有効です。2号に移行することで外国人本人の在留が安定し、長期的な戦力確保につながります。

Q5. 外国人の定着率が低い場合、何が原因として考えられますか？ 給与・待遇への不満、職場でのコミュニケーションの問題、生活上の不安、キャリアの見通しのなさなどが主な原因です。定期面談での丁寧な対話で早期発見・対応することが重要です。

まとめ

特定技能外国人の雇用管理は、法令上の義務（在留管理・届出・支援）を果たすことに加えて、多文化対応・コミュニケーションの工夫・定着率向上への取り組みが重要です。

「外国人だから」という特別扱いではなく、一人の従業員として適切に管理しながら、文化的な違いへの配慮を積み重ねることが、外国人が長く安心して働ける職場づくりにつながります。

行政書士アーチ事務所では、特定技能外国人の雇用管理・在留資格申請・支援業務を一括してサポートしています。お気軽にご相談ください。