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在日企業必须保存的劳务资料11项｜应对劳基署・年金机构检查完全指南
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在日本经营公司，必须依照《劳动基准法》《劳动安全卫生法》《社会保险法》等相关法令，整备并保管多项劳务资料。 若未能妥善管理，一旦遭受劳动基准监督署、劳动局、日本年金机构或公共职业安定所（Hello Work）的检查，将面临被发出是正劝告乃至处罚的风险。
本文以在日中国系企业经营者及企业人事负责人为主要对象，系统梳理应整备的资料内容与管理要点。
目录
- 劳动合同书・劳动条件通知书
- 就业规则（就業規則）
- 工资台账（賃金台帳）
- 考勤记录（出勤簿）
- 带薪休假管理簿
- 36协定
- 健康检查个人票
- 外国人员工相关资料
- 劳动保险・社会保险相关资料
- 员工个人信息管理档案
- 劳动者名册（労働者名簿）
1. 劳动合同书・劳动条件通知书
根据《劳动基准法》第15条，雇用员工时，公司有法律义务以书面形式向员工明示劳动条件。
必须明示的主要事项
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 劳动合同期间 | 有期/无期合同的区别 |
| 就业场所・工作内容 | 包含变更范围 |
| 工作时间・休息・休假 | 具体时间数 |
| 工资 | 计算方式、支付方式、支付日期 |
| 退职相关事项 | 包含解雇事由 |
对外国人员工交付通知书时，建议以本人能够理解的语言进行说明。 提前准备中文、英文、越南文等多语言版本，可有效预防后续劳动纠纷。
2. 就业规则（就業規則）
根据《劳动基准法》第89条，常时雇用员工达10人以上的公司，有义务制定就业规则并向劳动基准监督署提交备案。
必须记载的事项
- 上下班时间、休息时间、休日、休假
- 工资的确定・计算・支付相关规定
- 退职・解雇相关规定
手续流程
- 听取员工过半数代表的意见（需附意见书）
- 向所辖劳动基准监督署提交备案
即便员工不足10人，建议也主动制定就业规则。这是预防劳资纠纷最有效的基础手段之一。
3. 工资台账（賃金台帳）
根据《劳动基准法》第108条，所有员工的工资台账均须制作并保管，保存期限为最终记载起5年（目前暂定3年）。
必须记载的内容
- 姓名・性别・工资计算期间
- 劳动天数・劳动时间数・时间外劳动时间数
- 基本工资・各项津贴・奖金金额
- 社会保险费・雇用保险费・所得税・住民税等扣缴金额
使用工资计算软件输出的数据多数可满足要件，但需定期确认必要项目是否全部涵盖。
4. 考勤记录（出勤簿）
须记录并保存员工的出勤・退勤时刻、休息时间、实际工作时间、时间外劳动时间、缺勤・迟到・早退情况。保存期限为5年（目前暂定3年）。
如存在时间外劳动，考勤记录的内容必须与36协定中规定的上限时间相一致。打卡记录或勤怠管理系统的数据将直接作为证据，务必注意实际运营管理。
5. 带薪休假管理簿
2019年4月起，《劳动基准法》修订规定：对于年带薪休假达10天以上的员工，公司有义务确保其每年至少取得5天带薪休假，并须整备带薪休假管理簿。
管理簿记载内容
- 带薪休假的发放日・发放天数
- 取得日期・取得天数
- 基准日（发放日）
6. 36协定
如需让员工进行超过法定劳动时间（每日8小时・每周40小时）的时间外劳动，或在法定休日出勤，必须事先签订36协定并向劳动基准监督署提交备案（《劳动基准法》第36条）。
签订・备案流程
- 与代表过半数员工的代表签订协定
- 向所辖劳动基准监督署提交备案（有效期最长1年）
- 上限时间：每月45小时・每年360小时（设有特别条款）
未签订・未备案36协定的情况下安排时间外劳动，属于违反《劳动基准法》的行为，须特别注意。
7. 健康检查个人票
根据《劳动安全卫生法》第66条，公司有义务为员工实施健康检查。
| 时机 | 内容 |
|---|---|
| 雇入时 | 录用前后实施 |
| 定期（每年1次） | 全体员工对象 |
| 从事深夜作业・有害业务者 | 每6个月1次 |
健康检查结果须保存5年。对于检查结果存在异常的员工，还须听取医生意见并采取必要措施，这也是法定义务。
8. 外国人员工相关资料
雇用外国人员工时，依法须确认在留卡等证件，核实在留资格与实际从事工作内容是否相符。
应确认・保管的资料
- 在留卡（正反两面复印件）
- 在留资格・在留期限的确认记录
- 就劳限制有无的确认记录
- 雇用保险申报（外国人雇用状况通知：向Hello Work申报）
若公司雇用了不具备合法就劳资格的外国人，雇主本身也可能被追究"不法就劳助长罪"（《入管法》第73条之2）的刑事责任。 建议由公司统一管理员工在留期限，并提前安排续签手续。
9. 劳动保险・社会保险相关资料
公司雇用员工后，须及时办理以下手续并妥善保管相关资料。
| 种类 | 手续 | 申报窗口 |
|---|---|---|
| 劳动保险 | 保险关系成立申报 | 劳动基准监督署 |
| 雇用保险 | 被保险者资格取得・丧失申报 | Hello Work |
| 健康保险・厚生年金 | 被保险者资格取得・丧失申报 | 年金事务所 |
10. 员工个人信息管理档案
虽非法定强制要求，但对以下信息进行集中管理，可大幅提升工资计算及各项行政手续的效率。
- 本人确认证件（我的号码卡・在留卡等复印件）
- 银行账户信息
- 住民税特别征收相关资料
- 紧急联系人信息
个人信息须依据《个人信息保护法》进行妥善管理与安全保存。
11. 劳动者名册（労働者名簿）
根据《劳动基准法》第107条，所有事业主均有义务制作并保管劳动者名册，保存期限为退职・死亡后3年（目前暂定）。
记载事项
- 姓名・出生年月日・住址
- 入职年月日・从事业务的种类
- 退职・解雇・死亡的年月日及事由
资料保存期限一览
| 资料名称 | 保存期限 |
|---|---|
| 劳动者名册 | 退职后3年（※预计延长至5年） |
| 工资台账 | 最终记载起5年（目前暂定3年） |
| 考勤记录 | 5年（目前暂定3年） |
| 健康检查个人票 | 5年 |
| 36协定备案 | 有效期届满后3年 |
一旦劳动基准监督署・日本年金机构・Hello Work等部门实施检查，能否迅速提示上述资料，将直接决定是否收到是正劝告。
总结
日本的劳动法令体系较为复杂，且近年来持续修订。对于在日外国人经营者或外资系企业而言，仅仅掌握法令本身就已是相当大的负担。
本事务所专为在日外国人・外资系企业提供劳务合规整备、就业规则及各类规程制定、外国人雇用相关在留资格确认及申请手续等服务，支持日语・英语・中文三语对应。
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*本文根据2026年6月时点的法令编写。如因法令修订导致内容变更，请以最新规定为准。如需确认最新信息，请参阅厚生劳动省・法务省官方网站。*
*撰文：社会保険労務士アーチ事務所（大阪）*