在日企业必须保存的劳务资料11项

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在日本经营公司，必须依照《劳动基准法》《劳动安全卫生法》《社会保险法》等相关法令，整备并保管多项劳务资料。 若未能妥善管理，一旦遭受劳动基准监督署、劳动局、日本年金机构或公共职业安定所（Hello Work）的检查，将面临被发出是正劝告乃至处罚的风险。

本文以在日中国系企业经营者及企业人事负责人为主要对象，系统梳理应整备的资料内容与管理要点。

目录

• 劳动合同书・劳动条件通知书
• 就业规则（就業規則）
• 工资台账（賃金台帳）
• 考勤记录（出勤簿）
• 带薪休假管理簿
• 36协定
• 健康检查个人票
• 外国人员工相关资料
• 劳动保险・社会保险相关资料
• 员工个人信息管理档案
• 劳动者名册（労働者名簿）

1. 劳动合同书・劳动条件通知书

根据《劳动基准法》第15条，雇用员工时，公司有法律义务以书面形式向员工明示劳动条件。

必须明示的主要事项

对外国人员工交付通知书时，建议以本人能够理解的语言进行说明。 提前准备中文、英文、越南文等多语言版本，可有效预防后续劳动纠纷。

2. 就业规则（就業規則）

根据《劳动基准法》第89条，常时雇用员工达10人以上的公司，有义务制定就业规则并向劳动基准监督署提交备案。

必须记载的事项

• 上下班时间、休息时间、休日、休假
• 工资的确定・计算・支付相关规定
• 退职・解雇相关规定

手续流程

• 听取员工过半数代表的意见（需附意见书）
• 向所辖劳动基准监督署提交备案

即便员工不足10人，建议也主动制定就业规则。这是预防劳资纠纷最有效的基础手段之一。

3. 工资台账（賃金台帳）

根据《劳动基准法》第108条，所有员工的工资台账均须制作并保管，保存期限为最终记载起5年（目前暂定3年）。

必须记载的内容

• 姓名・性别・工资计算期间
• 劳动天数・劳动时间数・时间外劳动时间数
• 基本工资・各项津贴・奖金金额
• 社会保险费・雇用保险费・所得税・住民税等扣缴金额

使用工资计算软件输出的数据多数可满足要件，但需定期确认必要项目是否全部涵盖。

4. 考勤记录（出勤簿）

须记录并保存员工的出勤・退勤时刻、休息时间、实际工作时间、时间外劳动时间、缺勤・迟到・早退情况。保存期限为5年（目前暂定3年）。

如存在时间外劳动，考勤记录的内容必须与36协定中规定的上限时间相一致。打卡记录或勤怠管理系统的数据将直接作为证据，务必注意实际运营管理。

5. 带薪休假管理簿

2019年4月起，《劳动基准法》修订规定：对于年带薪休假达10天以上的员工，公司有义务确保其每年至少取得5天带薪休假，并须整备带薪休假管理簿。

管理簿记载内容

• 带薪休假的发放日・发放天数
• 取得日期・取得天数
• 基准日（发放日）

6. 36协定

如需让员工进行超过法定劳动时间（每日8小时・每周40小时）的时间外劳动，或在法定休日出勤，必须事先签订36协定并向劳动基准监督署提交备案（《劳动基准法》第36条）。

签订・备案流程

• 与代表过半数员工的代表签订协定
• 向所辖劳动基准监督署提交备案（有效期最长1年）
• 上限时间：每月45小时・每年360小时（设有特别条款）

未签订・未备案36协定的情况下安排时间外劳动，属于违反《劳动基准法》的行为，须特别注意。

7. 健康检查个人票

根据《劳动安全卫生法》第66条，公司有义务为员工实施健康检查。

健康检查结果须保存5年。对于检查结果存在异常的员工，还须听取医生意见并采取必要措施，这也是法定义务。

8. 外国人员工相关资料

雇用外国人员工时，依法须确认在留卡等证件，核实在留资格与实际从事工作内容是否相符。

应确认・保管的资料

• 在留卡（正反两面复印件）
• 在留资格・在留期限的确认记录
• 就劳限制有无的确认记录
• 雇用保险申报（外国人雇用状况通知：向Hello Work申报）

若公司雇用了不具备合法就劳资格的外国人，雇主本身也可能被追究"不法就劳助长罪"（《入管法》第73条之2）的刑事责任。 建议由公司统一管理员工在留期限，并提前安排续签手续。

9. 劳动保险・社会保险相关资料

公司雇用员工后，须及时办理以下手续并妥善保管相关资料。

10. 员工个人信息管理档案

虽非法定强制要求，但对以下信息进行集中管理，可大幅提升工资计算及各项行政手续的效率。

• 本人确认证件（我的号码卡・在留卡等复印件）
• 银行账户信息
• 住民税特别征收相关资料
• 紧急联系人信息

个人信息须依据《个人信息保护法》进行妥善管理与安全保存。

11. 劳动者名册（労働者名簿）

根据《劳动基准法》第107条，所有事业主均有义务制作并保管劳动者名册，保存期限为退职・死亡后3年（目前暂定）。

记载事项

• 姓名・出生年月日・住址
• 入职年月日・从事业务的种类
• 退职・解雇・死亡的年月日及事由

资料保存期限一览

一旦劳动基准监督署・日本年金机构・Hello Work等部门实施检查，能否迅速提示上述资料，将直接决定是否收到是正劝告。

总结

日本的劳动法令体系较为复杂，且近年来持续修订。对于在日外国人经营者或外资系企业而言，仅仅掌握法令本身就已是相当大的负担。

本事务所专为在日外国人・外资系企业提供劳务合规整备、就业规则及各类规程制定、外国人雇用相关在留资格确认及申请手续等服务，支持日语・英语・中文三语对应。

欢迎随时咨询，我们将为您提供专业支持。

*本文根据2026年6月时点的法令编写。如因法令修订导致内容变更，请以最新规定为准。如需确认最新信息，请参阅厚生劳动省・法务省官方网站。*

*撰文：社会保険労務士アーチ事務所（大阪）*