退職時に会社が渡す書類一覧｜法定交付書類と手続きを社労士が解説

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従業員が退職する際、会社は法律上の義務として一定の書類を交付し、各種手続きを行わなければなりません。これらを怠ると、退職者からのトラブルや行政からの指導につながる可能性があります。

本記事では、退職時に会社が行うべき書類交付と手続きをまとめます。

退職時に会社が交付すべき主な書類

1. 離職票（雇用保険被保険者離職票）

退職者が失業給付を受給するために必要な書類です。雇用保険被保険者であった従業員が希望した場合は、必ず交付しなければなりません。

• 交付義務：退職者から請求があった場合（原則として退職者全員に案内する）
• 手続き先：ハローワーク
• 手続き期限：退職日の翌日から10日以内にハローワークへ離職証明書を提出

2. 雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していた従業員が次の就職先で雇用保険に加入する際に必要な書類です。会社で保管していた場合は退職時に返却します。

3. 源泉徴収票

退職年の1月1日から退職日までに支払った給与の源泉徴収票です。

• 交付義務：退職者への交付が法律上の義務（所得税法第226条）
• 交付期限：退職日から1か月以内

4. 健康保険・厚生年金の資格喪失確認通知書

社会保険の資格喪失手続き後、日本年金機構から交付される書類です。退職者が国民健康保険や国民年金への切り替え手続きを行う際に必要となります。

会社が行うべき手続き

雇用保険の資格喪失届

• 提出先：ハローワーク
• 提出期限：退職日の翌日から10日以内

社会保険の資格喪失届

• 提出先：日本年金機構（年金事務所）
• 提出期限：退職日の翌日から5日以内

住民税の異動届

• 提出先：市区町村
• 内容：特別徴収から普通徴収への切り替え、または一括徴収の手続き

外国人雇用状況届出（外国人従業員の場合）

外国人従業員が退職した場合、ハローワークへの届出が義務です。

• 提出期限：退職日の翌月末日まで

退職者から返却してもらうもの

会社は退職時に以下の物品・書類を返却してもらう必要があります。

• 健康保険証（退職日の翌日以降は使用不可）
• 社員証・IDカード・入退室カード
• 会社貸与のパソコン・携帯電話・制服等
• 社印・鍵類
• 業務上の書類・データ

外国人従業員退職時の追加対応

外国人従業員が退職する場合、在留資格の観点からも注意が必要です。

• 就労系在留資格（技術・人文知識・国際業務等）の場合、退職後に在留資格の根拠となる雇用関係がなくなります。本人が在留資格の変更・更新を速やかに行う必要があることを伝えましょう。
• 在留資格に関するご相談は、当グループの行政書士アーチ事務所にお問い合わせください。詳しくはこちらをご覧ください。

まとめ

退職手続きの漏れは後々のトラブルにつながります。チェックリストを活用して確実に対応してください。

退職手続きに関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

本記事は2026年6月時点の法令に基づいています。

執筆：社会保険労務士アーチ事務所（大阪）