考勤记录・打卡资料的保存规则｜保存期限、方法与注意事项

出勤簿、打卡记录、勤怠管理系统数据，是证明员工实际劳动时间的重要资料。劳动基准监督署调查时，也经常会被要求提交。

本文说明公司应如何保存考勤资料，以及实务上需要注意的重点。

考勤记录为什么重要

考勤记录不仅用于工资计算，也是判断是否存在未付加班费、违法长时间劳动、休息时间不足的重要依据。

如果公司不能准确说明员工的出勤、退勤、休息和加班情况，在劳动纠纷中会处于不利地位。

应保存的主要资料

公司应保存以下资料。

• 出勤簿
• 打卡记录
• IC卡记录
• 勤怠管理系统数据
• 加班申请、休日出勤申请
• 休假申请记录

无论采用纸质还是系统管理，重要的是能够客观确认劳动时间。

必须记录的内容

考勤资料中应能确认以下信息。

保存期限

劳动时间相关记录原则上保存5年。目前实务上存在过渡措施，暂按3年处理的情况较多。

但是，未付加班费请求等纠纷可能追溯较长期间，因此建议尽可能按5年保存。

常见错误

只有排班表，没有实际出勤记录

排班表只是计划，不是实际劳动时间的证明。必须保存实际打卡或出勤记录。

休息时间没有记录

只记录上班和下班时间，无法确认休息是否实际取得，也可能成为问题。

加班申请和实际记录不一致

加班申请时间与实际打卡时间差异较大时，可能被质疑劳动时间管理不适当。

管理者手动修改记录

如果频繁手动修改打卡记录，需要留下修改理由和审批记录。

使用勤怠系统时的注意点

使用云端勤怠系统时，应确认以下事项。

• 是否可以导出历史数据
• 退职员工的数据是否仍可保存
• 修改履历是否保留
• 是否能区分深夜、休日、时间外劳动

系统导入后也不能完全放任，仍需定期确认数据是否正确。

劳基署调查时会看什么

劳动基准监督署调查时，可能会核对以下资料。

• 出勤簿或打卡记录
• 工资台账
• 36协定
• 雇用合同或劳动条件通知书
• 就业规则

如果出勤记录与工资台账、36协定内容不一致，容易被指出问题。

总结

• 考勤记录是证明实际劳动时间的重要资料
• 排班表不能替代实际出勤记录
• 出勤、退勤、休息、加班、休日、深夜劳动应能确认
• 保存期限原则上按5年考虑
• 勤怠系统也需要确认导出、修改履历和退职员工数据保存

如需检查勤怠管理体制，欢迎咨询本事务所。

本文根据2026年6月时点的法令编写。

撰文：社会保険労務士アーチ事務所（大阪）