外国人员工入职・离职时的手续，基本上与日本人相同。但需加上"向哈罗沃克申报外国人雇用状况"、"所属机关的申报"、"退职证明书的交付"、"脱退一时金的告知"等外国人特有的应对措施。本文按期限进行整理。
入职时的手续一览
与日本人共通的手续
- 雇用保险被保险者资格取得申报（哈罗沃克・翌月10日前）
- 健康保险・厚生年金保险被保险者资格取得申报（年金事务所・入职后5天以内）
- 劳动条件通知书或雇用合同书的交付
- 工资所得者的扶养控除等（异动）申报书的受领
外国人特有的手续
#### ①向哈罗沃克申报外国人雇用状况（义务）
雇用外国人时，依据雇用对策法（劳动施策综合推进法），有义务向哈罗沃克申报。怠于申报将面临30万日元以下罚款。
成为雇用保险被保险者的外国人，通过在"雇用保险被保险者资格取得申报"中填写国籍・在留资格・在留期间・在留卡号码来兼作申报。
不成为雇用保险被保险者的外国人（每周不足20小时的兼职等）的情况，需另行向哈罗沃克提交"外国人雇用状况通知书"。提交期限为雇入日的翌月末日前。
#### ②所属机关的申报（入管厅・14天以内）
接收持技术・人文知识・国际业务・高度专门职・经营管理・研究・教育等特定就劳在留资格外国人的机关，有义务在雇入起14天以内向入管厅长官申报。
但依据劳动施策综合推进法有义务申报外国人雇用状况的机关（大多数一般企业），以向哈罗沃克申报代替，可免除向入管厅的申报。
#### ③在留卡的确认与记录
录用时确认在留卡原件，确认在留资格・在留期间・就劳限制内容。请留下确认日期・确认者・确认内容的记录。
入职后的持续管理
外国人员工的在留期限需定期确认。
- 以在留期限3个月前为目安，告知准备续签手续
- 续签申请通常需要1～2个月，避免临近期限前才申请
- 支持准备续签所需公司方面的材料（在职证明书・工资证明等）
离职时的手续一览
与日本人共通的手续
- 雇用保险被保险者资格丧失申报（哈罗沃克・退职日翌日起10天以内）
- 健康保险・厚生年金保险被保险者资格丧失申报（年金事务所・退职日翌日起5天以内）
- 健康保险证的回收
- 离职票的制作・交付（本人希望的情况下）
- 源泉扣缴票的交付（退职后1个月以内）
- 住民税的特别扣缴相关手续
外国人特有的手续・应对
#### ①向哈罗沃克申报外国人雇用状况（义务）
退职时也需要向哈罗沃克申报。
雇用保险被保险者的情况，提交"雇用保险被保险者资格丧失申报"（退职日翌日起10天以内）。需要记载在留卡号码。
非雇用保险被保险者的情况，在离职日当月的翌月末日前提交"外国人雇用状况通知书"。
#### ②退职证明书的交付（有请求时为义务）
外国人员工请求交付退职证明书时，有交付的义务（劳动基准法第22条）。退职证明书是外国人换工作・变更在留资格时向入管厅提交的材料。
退职证明书记载"使用期间・业务种类・在事业中的地位・工资・退职事由"，但退职者不希望记载的事项不得记载。
#### ③对外国人本人的说明（非义务但推荐）
建议对退职的外国人员工告知以下事项：
- 所属机关相关申报（本人有义务在退职日起14天以内向入管厅申报）
- 退职后持续3个月以上未就劳的状态，可能成为在留资格被取消的对象
- 回国的情况可以申请脱退一时金
#### ④脱退一时金的说明
加入厚生年金6个月以上而回国的外国人，可在不再拥有日本住所之日起2年以内申请脱退一时金。
2026年4月1日以后，发生了在再入国许可有效期间内不能申请脱退一时金的制度变更。此外，给付上限从原来的5年提高到8年（2026年4月1日施行）。
按期限核查清单
入职时
| 期限 | 手续 | 提交目的地 |
|---|---|---|
| 入职后5天以内 | 健康保险・厚生年金被保险者资格取得申报 | 年金事务所 |
| 翌月10日前 | 雇用保险被保险者资格取得申报（兼作外国人雇用状况申报） | 哈罗沃克 |
| 翌月末日前 | 外国人雇用状况通知书（雇用保险非加入者） | 哈罗沃克 |
| 14天以内 | 所属机关的申报（仅限对象机关） | 入管厅 |
离职时
| 期限 | 手续 | 提交目的地 |
|---|---|---|
| 退职日翌日起5天以内 | 健康保险・厚生年金资格丧失申报 | 年金事务所 |
| 退职日翌日起10天以内 | 雇用保险资格丧失申报（兼作外国人雇用状况申报） | 哈罗沃克 |
| 翌月末日前 | 外国人雇用状况通知书（雇用保险非加入者） | 哈罗沃克 |
| 有请求时迅速 | 退职证明书的交付 | 本人 |
常见问题
Q. 退职后外国人本人未进行申报，公司有责任吗？
A. 所属机关相关申报是外国人本人的义务，公司没有法律责任。但为防止本人因不知情而蒙受不利，退职时告知是理想的做法。公司方面有义务的哈罗沃克申报请务必在期限内进行。
Q. 兼职的外国人退职时也需要申报吗？
A. 是的，需要。不论雇用形态，外国人雇用・离职时向哈罗沃克申报是义务。未加入雇用保险的兼职人员的情况，请在离职日当月的翌月末日前提交"外国人雇用状况通知书"。
Q. 想录用在留期限临近的外国人员工。有什么注意事项？
A. 在留期限剩余时间不多的情况下，录用后很快就需要办理续签手续。续签需要1～2个月，因此需要并行推进录用时机与续签申请的准备。建议在雇用合同书中明记续签被拒绝时的处理方式。
总结
外国人员工的入退社手续由"与日本人相同的手续＋外国人特有的手续"构成。特别是向哈罗沃克申报外国人雇用状况是义务，怠于申报将面临罚款。
离职时认真办理退职证明书的交付，以及告知本人申报义务・脱退一时金，可以防范事后纠纷。对手续详情感到不安时，建议咨询专门从事入管业务的行政书士或社会保险劳务士。
本文依据出入境在留管理厅・厚生劳动省・日本年金机构的官方信息及实务经验制作。制度详情因个别情况而异。最新信息请务必在各官方网站确认。
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