外國人員工入職・離職時的手續，基本上與日本人相同。但需加上"向哈羅沃克申報外國人僱用狀況"、"所屬機關的申報"、"退職證明書的交付"、"脫退一時金的告知"等外國人特有的應對措施。本文按期限進行整理。
入職時的手續一覽
與日本人共通的手續
- 僱用保險被保險者資格取得申報（哈羅沃克・翌月10日前）
- 健康保險・厚生年金保險被保險者資格取得申報（年金事務所・入職後5天以內）
- 勞動條件通知書或僱用合同書的交付
- 工資所得者的扶養控除等（異動）申報書的受領
外國人特有的手續
#### ①向哈羅沃克申報外國人僱用狀況（義務）
僱用外國人時，依據僱用對策法（勞動施策綜合推進法），有義務向哈羅沃克申報。怠於申報將面臨30萬日元以下罰款。
成為僱用保險被保險者的外國人，通過在"僱用保險被保險者資格取得申報"中填寫國籍・在留資格・在留期間・在留卡號碼來兼作申報。
不成為僱用保險被保險者的外國人（每周不足20小時的兼職等）的情況，需另行向哈羅沃克提交"外國人僱用狀況通知書"。提交期限為雇入日的翌月末日前。
#### ②所屬機關的申報（入管廳・14天以內）
接收持技術・人文知識・國際業務・高度專門職・經營管理・研究・教育等特定就勞在留資格外國人的機關，有義務在雇入起14天以內向入管廳長官申報。
但依據勞動施策綜合推進法有義務申報外國人僱用狀況的機關（大多數一般企業），以向哈羅沃克申報代替，可免除向入管廳的申報。
#### ③在留卡的確認與記錄
錄用時確認在留卡原件，確認在留資格・在留期間・就勞限制內容。請留下確認日期・確認者・確認內容的記錄。
入職後的持續管理
外國人員工的在留期限需定期確認。
- 以在留期限3個月前為目安，告知準備續簽手續
- 續簽申請通常需要1～2個月，避免臨近期限前才申請
- 支持準備續簽所需公司方面的資料（在職證明書・工資證明等）
離職時的手續一覽
與日本人共通的手續
- 僱用保險被保險者資格喪失申報（哈羅沃克・退職日翌日起10天以內）
- 健康保險・厚生年金保險被保險者資格喪失申報（年金事務所・退職日翌日起5天以內）
- 健康保險證的回收
- 離職票的制作・交付（本人希望的情況下）
- 源泉扣繳票的交付（退職後1個月以內）
- 住民稅的特別扣繳相關手續
外國人特有的手續・應對
#### ①向哈羅沃克申報外國人僱用狀況（義務）
退職時也需要向哈羅沃克申報。
僱用保險被保險者的情況，提交"僱用保險被保險者資格喪失申報"（退職日翌日起10天以內）。需要記載在留卡號碼。
非僱用保險被保險者的情況，在離職日當月的翌月末日前提交"外國人僱用狀況通知書"。
#### ②退職證明書的交付（有請求時為義務）
外國人員工請求交付退職證明書時，有交付的義務（勞動基準法第22條）。退職證明書是外國人換工作・變更在留資格時向入管廳提交的資料。
退職證明書記載"使用期間・業務種類・在事業中的地位・工資・退職事由"，但退職者不希望記載的事項不得記載。
#### ③對外國人本人的說明（非義務但推薦）
建議對退職的外國人員工告知以下事項：
- 所屬機關相關申報（本人有義務在退職日起14天以內向入管廳申報）
- 退職後持續3個月以上未就勞的狀態，可能成為在留資格被取消的對象
- 回國的情況可以申請脫退一時金
#### ④脫退一時金的說明
加入厚生年金6個月以上而回國的外國人，可在不再擁有日本住所之日起2年以內申請脫退一時金。
2026年4月1日以後，發生了在再入國許可有效期間內不能申請脫退一時金的制度變更。此外，給付上限從原來的5年提高到8年（2026年4月1日施行）。
按期限核查清單
入職時
| 期限 | 手續 | 提交目的地 |
|---|---|---|
| 入職後5天以內 | 健康保險・厚生年金被保險者資格取得申報 | 年金事務所 |
| 翌月10日前 | 僱用保險被保險者資格取得申報（兼作外國人僱用狀況申報） | 哈羅沃克 |
| 翌月末日前 | 外國人僱用狀況通知書（僱用保險非加入者） | 哈羅沃克 |
| 14天以內 | 所屬機關的申報（僅限對象機關） | 入管廳 |
離職時
| 期限 | 手續 | 提交目的地 |
|---|---|---|
| 退職日翌日起5天以內 | 健康保險・厚生年金資格喪失申報 | 年金事務所 |
| 退職日翌日起10天以內 | 僱用保險資格喪失申報（兼作外國人僱用狀況申報） | 哈羅沃克 |
| 翌月末日前 | 外國人僱用狀況通知書（僱用保險非加入者） | 哈羅沃克 |
| 有請求時迅速 | 退職證明書的交付 | 本人 |
常見問題
Q. 退職後外國人本人未進行申報，公司有責任嗎？
A. 所屬機關相關申報是外國人本人的義務，公司沒有法律責任。但為防止本人因不知情而蒙受不利，退職時告知是理想的做法。公司方面有義務的哈羅沃克申報請務必在期限內進行。
Q. 兼職的外國人退職時也需要申報嗎？
A. 是的，需要。不論僱用形態，外國人僱用・離職時向哈羅沃克申報是義務。未加入僱用保險的兼職人員的情況，請在離職日當月的翌月末日前提交"外國人僱用狀況通知書"。
Q. 想錄用在留期限臨近的外國人員工。有什麼註意事項？
A. 在留期限剩餘時間不多的情況下，錄用後很快就需要辦理續簽手續。續簽需要1～2個月，因此需要並行推進錄用時機與續簽申請的準備。建議在僱用合同書中明記續簽被拒絕時的處理方式。
總結
外國人員工的入退社手續由"與日本人相同的手續＋外國人特有的手續"構成。特別是向哈羅沃克申報外國人僱用狀況是義務，怠於申報將面臨罰款。
離職時認真辦理退職證明書的交付，以及告知本人申報義務・脫退一時金，可以防範事後糾紛。對手續詳情感到不安時，建議諮詢專門從事入管業務的行政書士或社會保險勞務士。
本文依據出入境在留管理廳・厚生勞動省・日本年金機構的官方信息及實務經驗制作。制度詳情因個別情況而異。最新信息請務必在各官方網站確認。
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