特定技能の届出義務とは？定期届出と随時届出【2026年最新版】

導入

「定期届出が年1回に変わったと聞いたが、何をいつまでに出せばよいか」「随時届出はどんな場合に必要か」——特定技能外国人を受け入れている企業の担当者から、こうしたご相談をよくいただきます。

特定技能の届出義務は、2025年4月の省令改正により大きく変わりました。定期届出が年4回（四半期ごと）から年1回に変更され、様式も一本化されました。一方で随時届出の対象は拡大されており、変更点を正確に把握しないと届出漏れが生じるリスクがあります。

届出を怠ったり期限を過ぎたりすると、30万円以下の罰金の対象となるほか、将来の特定技能外国人の受入れが認められなくなる可能性があります。

この記事では、以下の3点を中心に解説します。

1. 定期届出の変更内容と初回提出（2026年4〜5月）のポイント
2. 随時届出の対象事由と提出期限
3. 届出に関するよくある漏れと対策

結論を先にお伝えすると、定期届出は2025年度分（2025年4月〜2026年3月）を2026年4月1日〜5月31日に提出することが初回となります。定期面談は引き続き3か月に1回の実施が必要です。随時届出は事由発生から14日以内が期限です。

このページの要点

Q1. 特定技能の定期届出はいつ、何を提出しますか？ 2025年4月の改正により、定期届出は年1回に変更されました。対象期間（前年4月1日〜当年3月31日）の受入れ・活動・支援実施状況を、毎年4月1日〜5月31日に提出します。初回は2025年度分を2026年4月1日〜5月31日に提出します。

Q2. 定期届出が年1回になったら定期面談も年1回でよいですか？ いいえ。定期面談は引き続き3か月に1回以上の実施が必要です。届出の頻度が減っても面談の義務は変わりません。面談記録は適切に作成・保管し、定期届出時に報告します。

Q3. 随時届出はどんな場合に必要ですか？ 雇用契約の終了・変更、受入れ困難事由の発生（会社都合退職・行方不明など）、支援計画の変更、支援委託契約の終了・締結など、特定の事由が発生した場合に14日以内の提出が必要です。2025年4月の改正で対象範囲が拡大されています。

Q4. 届出を怠るとどうなりますか？ 届出の不履行・虚偽の届出は30万円以下の罰金の対象となります。また、届出義務を適正に履行していない場合は、引き続き特定技能外国人を受け入れることができなくなる可能性があります。

Q5. 登録支援機関に届出を委託できますか？ 随時届出は委託できません。特定技能所属機関（企業）が自ら提出する義務があります。定期届出は企業が登録支援機関の作成分を取りまとめて提出する形になりました（提出主体・最終責任は企業）。

本文

届出義務の全体像

特定技能外国人を受け入れている企業（特定技能所属機関）は、入管法に基づき以下の2種類の届出義務があります。

2025年4月の省令改正により、定期届出の頻度・様式・提出方法が大きく変わりました。随時届出の対象範囲も拡大されています。

定期届出：2025年4月改正の主な変更点

①頻度の変更：年4回→年1回 これまで四半期ごと（3か月に1回）だった提出が、年1回（毎年4月1日〜5月31日）に変更されました。

②提出サイクル 対象期間（前年4月1日〜当年3月31日）の実績を、翌年4月1日〜5月31日に提出します。

例：2025年4月1日〜2026年3月31日の実績 → 2026年4月1日〜5月31日に提出（初回）

この後は毎年同じサイクルで提出します。

③様式の一本化 従来は「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」を別々に提出していましたが、「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）に一本化されました。

④提出方法：企業が登録支援機関分を取りまとめ 改正後は特定技能所属機関（企業）が、登録支援機関が作成した支援実施状況も含めてすべて取りまとめ、一括して提出します。登録支援機関のアカウントからの電子届出提出は認められません。

⑤年1回になっても「楽になった」とは限らない 年1回の提出には、従来は在留資格申請時に提出していた適格性確認書類（登記事項証明書・納税証明書など）を一定の基準を満たさない企業が添付する必要があります。書類準備の負担が集中するため、早めの準備が重要です。

定期届出の対象と提出先

対象となる企業 対象期間（前年4月1日〜当年3月31日）中に1日でも特定技能外国人を受け入れていた企業は提出が必要です。年度途中で退職した外国人も報告対象に含まれます。

対象外となるのは、対象期間中に受入れが一切なかった場合、または法人が倒産・廃業している場合です。

提出先 受入れ企業（本社・本店）の住所を管轄する地方出入国在留管理局です。複数の事業所がある場合も、本社がまとめて1件の届出書として提出します。

提出方法 - 電子届出システム（オンライン）：事前登録が必要。2026年1月に改修されより使いやすくなっています。 - 窓口持参または郵送

書類省略の特例を利用する場合（一定の基準を満たす企業）は、電子届出・オンライン申請が前提条件です。

定期届出の主な記載内容

定期届出書（参考様式第3-6号）には主に以下を記載します。

• 特定技能外国人の氏名・在留カード番号・国籍・住居地など
• 受入れ・活動状況（実労働日数・実労働時間・給与の支給総額・昇給率など）
• 支援実施状況（10項目の支援の実施の有無・定期面談の実施状況・相談対応状況など）
• 問題発生状況（法令違反・行方不明者の発生など）

数値は月平均値で記載し、端数は小数点第1位を四捨五入して整数で記載します（昇給額のみ小数点第1位まで記載）。

定期面談：年1回ではなく3か月に1回

定期届出が年1回になっても、定期面談は引き続き3か月（四半期）に1回以上の実施が義務です。

面談の主な確認内容は以下のとおりです。

• 業務内容・労働条件が適切か
• ハラスメントや不当な扱いを受けていないか
• 生活・健康・住居に問題がないか
• 相談・苦情がないか

面談は原則として対面で実施しますが、2025年4月改正後は2回目以降について、対象者の同意がある場合などオンライン（ビデオ通話）での実施も認められるようになりました。ただし業務内容・待遇・保護に問題が疑われる場合は対面での再実施が必要です。

面談記録は定期面談報告書（参考様式第5-5号・第5-6号）として作成し、適切に保管してください。定期届出時に面談実施状況を報告します。

随時届出：事由発生から14日以内

随時届出は、特定の事由が発生した場合に、その事由発生日から14日以内に提出が必要な届出です。

主な随時届出の対象事由と届出書類

重要：随時届出は登録支援機関に委託することはできません。必ず受入れ企業（特定技能所属機関）が自ら提出してください。

2025年4月改正で随時届出の対象として「支援計画の実施困難に係る届出」が新設されるとともに、「就労開始後1か月以内に就労を開始しない場合」なども届出対象に追加されています。最新の届出要件を入管の公式情報で確認することが重要です。

届出義務の不履行と罰則

届出を怠ったり虚偽の届出を行ったりした場合は以下のペナルティが課される可能性があります。

• 30万円以下の罰金（入管法違反）
• 特定技能外国人の受入れ継続が認められなくなる
• 在留資格の更新申請において不利に働く可能性

届出は登録支援機関への委託の有無にかかわらず、受入れ企業の責任において行う義務があります。「登録支援機関に任せていたから知らなかった」という言い訳は通用しません。

適格性書類の省略と定期届出の関係

2025年9月の改正により、在留資格の更新・変更申請時に提出していた適格性書類（登記事項証明書・納税証明書など）を一定の基準を満たす場合に省略できるようになりました。

省略した場合、これらの書類は定期届出時に提出する形となります。省略を利用するには電子届出・オンライン申請への登録が前提条件です。

省略要件を満たさない企業は、定期届出時に適格性書類を添付する必要があります。

省略要件の例（主なもの） - 過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていない - 電子届出システムをすべての届出で利用している - 上場企業、または一定規模以上の法人、もしくは3年以上の受入れ実績がある法人

※省略要件の詳細は入管の公式情報をご確認ください。要件は変更される場合があります。

よくある届出漏れと対策

定期届出の様式を誤る 改正後の新様式（参考様式第3-6号）を使用する必要があります。旧様式では受理されません。申請のたびに入管の公式サイトから最新様式を確認してください。

随時届出の事由を見落とす 雇用契約内容の軽微な変更や支援計画の変更など、随時届出が必要であることを見落とすケースがあります。変更が生じた際はその都度届出要件を確認する習慣が重要です。

14日の期限を過ぎる 随時届出の期限は事由発生から14日以内と短期間です。退職・解雇などが決まった時点で直ちに届出準備を始めることが重要です。

登録支援機関任せにする 随時届出は企業が自ら提出する義務があります。登録支援機関に連絡するだけで済むと誤解しているケースがあります。

定期面談記録の保管不備 定期届出で面談実施状況を報告しますが、面談記録が適切に作成・保管されていないと届出内容に不備が生じます。面談のたびに記録を作成・保管する習慣を徹底してください。

当事務所に相談できること

行政書士アーチ事務所では、特定技能の届出義務に関して以下のサポートを提供しています。

• 定期届出の書類作成サポート：新様式（参考様式第3-6号）に対応した届出書の作成をサポートします。
• 随時届出の確認・作成：事由発生時に必要な届出書の種類・期限の確認と書類作成をサポートします。
• 登録支援機関としての受託：定期面談の実施・面談記録の作成・支援実施状況の管理まで一括して受託できます。
• 届出漏れのリスク確認：現在の受入れ状況を整理し、届出漏れがないかの確認もサポートします。

「定期届出の書き方がわからない」「随時届出が必要な事由が発生した」という段階からのご相談も歓迎しています。

FAQ

Q1. 定期届出の提出期間に間に合わなかった場合はどうなりますか？ 届出期間（4月1日〜5月31日）内に提出できなかった場合は、理由書を添付して速やかに管轄の地方出入国在留管理局へ提出してください。遅延は受入れ継続が認められなくなる可能性があります。

Q2. 特定技能外国人が現在0名でも定期届出は必要ですか？ 対象期間中に1日でも特定技能外国人を受け入れていた場合は提出が必要です。年度途中で全員退職した場合も提出義務があります。期間中に受入れが一切なかった場合は不要です。

Q3. 複数の事業所で受け入れている場合、届出はどうすればよいですか？ 本社が全事業所分を取りまとめて1件の届出として提出します。事業所ごとに別々に提出する必要はありません（別紙1は事業所ごとに作成）。

Q4. 定期届出に添付する書類は何が必要ですか？ 企業の状況（自社支援か委託か・適格性書類省略の基準を満たすか）によって異なります。省略基準を満たさない場合は登記事項証明書・納税証明書などの適格性書類の添付が必要です。最新の提出書類一覧表を入管の公式サイトで確認してください。

Q5. 定期面談はオンラインで実施してもよいですか？ 2025年4月改正後、2回目以降の面談は対象者の同意がある場合などオンラインでの実施が認められています。ただし問題が疑われる場合は対面での再実施が必要です。初回は対面での実施が原則です。

Q6. 随時届出を忘れていた場合、どうすればよいですか？ 気づいた時点で速やかに届出を行うことが重要です。遅延の事実は正直に説明し、届出漏れを放置することは避けてください。不安がある場合は専門家に相談することをおすすめします。

Q7. 行政書士に届出を依頼できますか？ 定期届出・随時届出の書類作成は行政書士に依頼できます。2026年1月の行政書士法改正により、行政書士・弁護士以外の者が報酬を得て届出書類を作成することは禁止されています。登録支援機関への書類作成委託には注意が必要です。

Q8. 登録支援機関が変わった場合、届出は必要ですか？ はい。支援委託契約の終了・締結に係る随時届出が必要です。変更が生じた日から14日以内に提出してください。

まとめ

特定技能の届出義務は2025年4月の改正により大きく変わりました。定期届出は年1回（毎年4月1日〜5月31日）に変更され、様式も一本化されました。初回提出は2026年4月1日〜5月31日（2025年度分）です。

一方で随時届出は事由発生から14日以内の提出が引き続き必要であり、対象範囲も拡大されています。定期面談は年1回ではなく3か月に1回の実施義務が継続しています。

届出を怠ると罰則・受入れ停止のリスクがあります。制度は今後も変更される可能性があるため、届出前には最新の公式情報を確認することが不可欠です。

企業が次に確認すべきこと

1. 2025年度の定期届出（初回：2026年4〜5月）の準備を早めに開始する
2. 新様式（参考様式第3-6号）と最新の提出書類一覧表を入管の公式サイトで確認する
3. 定期面談（3か月に1回）が適切に実施・記録されているか確認する
4. 随時届出の対象事由が発生していないかを確認し、漏れがあれば速やかに対応する

届出の書類作成・随時届出の確認・面談記録の管理についてご不明な点がある企業様は、行政書士アーチ事務所へお気軽にご相談ください。