登録支援機関への委託をやめて自社支援に切り替える5つのメリット
特定技能外国人を雇用している企業の多くが、登録支援機関に支援業務を委託しています。しかし、毎月発生する委託費用を見て「本当にこのまま続けるべきだろうか」と疑問を感じている担当者の方も少なくないでしょう。
実は、一定の条件を満たせば登録支援機関への委託をやめて自社で支援を行うことが可能です。この記事では、自社支援への切り替えによって得られる具体的なメリットと、切り替えを検討する際のポイントについて詳しく解説します。
登録支援機関への委託費用はどのくらいかかっているか
まず、現状の委託費用を改めて確認してみましょう。登録支援機関への委託費用は、一般的に以下のような相場となっています。
- 月額支援費用：外国人1人あたり20,000円〜35,000円
- 入国前・入国後のガイダンス：30,000円〜50,000円（初回のみ）
- 定期面談費用：月額費用に含まれる場合と別途請求の場合あり
- 届出書類作成代行：1件あたり10,000円〜20,000円
仮に特定技能外国人を5名雇用している場合、月額25,000円×5名＝125,000円、年間で150万円もの費用が発生していることになります。10名なら年間300万円です。この金額を見れば、登録支援機関をやめることでどれだけのコスト削減が可能か、お分かりいただけるでしょう。
自社支援に切り替える5つのメリット
1. 大幅なコスト削減が実現できる
最も分かりやすいメリットが、委託費用の削減です。登録支援機関をやめることで、前述した月額費用がそのまま削減対象となります。特定技能外国人の人数が多いほど、削減効果は大きくなります。
削減した費用は、外国人従業員の待遇改善や研修費用、あるいは採用活動の強化に充てることも可能です。人材確保が厳しい業界では、このコスト削減が競争力の向上に直結します。
2. 外国人従業員との信頼関係が深まる
支援業務を自社で行うことで、外国人従業員との接点が自然と増えます。定期面談やガイダンスを自社の担当者が直接行うことで、彼らの悩みや要望をリアルタイムで把握できるようになります。
第三者である登録支援機関を介さないことで、「会社が自分たちを大切にしてくれている」という実感を外国人従業員に持ってもらいやすくなります。これは離職防止にも大きく貢献します。
3. 迅速で柔軟な対応が可能になる
外国人従業員が困りごとを抱えた際、登録支援機関を経由するとどうしてもタイムラグが生じます。自社支援であれば、問題が発生したその場で対応することが可能です。
特に生活支援の場面では、迅速な対応が求められることが多々あります。病院への付き添いや役所での手続き、トラブル対応など、スピード感を持って動けることは大きな強みです。
4. 社内にノウハウが蓄積される
支援業務を外部に任せ続けていると、社内には何のノウハウも残りません。しかし、自社で支援を行えば、特定技能制度に関する知識や外国人雇用のノウハウが確実に社内に蓄積されていきます。
このノウハウは、今後さらに外国人採用を拡大する際の貴重な財産となります。また、担当者のスキルアップにもつながり、人材育成の観点からもプラスの効果が期待できます。
5. 支援の質を自社でコントロールできる
登録支援機関の支援品質は、正直なところ機関によってばらつきがあります。形式的な支援しか行わない機関も残念ながら存在します。
自社支援に切り替えれば、支援の内容や頻度を自社の方針に合わせて自由に設計できます。外国人従業員の状況に応じたきめ細かい支援が実現し、結果として定着率の向上につながります。
自社支援に切り替えるための要件
登録支援機関をやめて自社支援に移行するには、受入機関として一定の要件を満たす必要があります。主な要件は以下の通りです。
- 過去2年間に外国人の受入れ実績があること、または生活相談業務に従事した経験を持つ役職員がいること
- 支援責任者および支援担当者を選任していること
- 支援担当者が外国人を監督する立場にないこと
- 1号特定技能外国人が理解できる言語で支援できる体制があること
- 支援の中立性が確保されていること
これらの要件を満たせば、届出を行うことで自社支援への切り替えが認められます。要件を満たすかどうか不安な場合は、専門家に相談することをお勧めします。
自社支援への切り替えで注意すべきポイント
支援計画の変更届出を忘れずに
登録支援機関への委託をやめる場合は、支援計画の変更届出が必要です。届出を怠ると法令違反となりますので、必ず期限内に手続きを行ってください。
支援担当者の負担を考慮する
自社支援に切り替えると、当然ながら社内の誰かがその業務を担うことになります。特に定期面談は3か月に1回以上実施する必要があり、記録の作成・保管も求められます。担当者の業務量が過大にならないよう、体制を整えてから切り替えることが重要です。
多言語対応の準備
支援は外国人が十分に理解できる言語で行う必要があります。社内に該当言語を話せる人材がいない場合は、通訳サービスの活用や多言語対応ツールの導入を検討しましょう。
まとめ：コスト削減と支援品質の向上を両立
登録支援機関への委託をやめて自社支援に切り替えることで、年間数十万円から数百万円のコスト削減が可能になります。それだけでなく、外国人従業員との関係強化、迅速な対応、社内へのノウハウ蓄積など、多くのメリットが得られます。
もちろん、自社支援には一定の体制整備が必要ですが、特定技能外国人の雇用を長期的に継続していくのであれば、早めに自社支援への移行を検討する価値は十分にあります。登録支援機関をやめるメリットを最大限に活かし、外国人材の活躍を自社でしっかりとサポートしていきましょう。
自社支援への切り替え要件の確認や届出手続きについて、ご不明な点がございましたらお気軽にご相談ください。
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