自社支援に切り替えるための会社の要件とは？特定技能の登録支援機関委託をやめる方法
特定技能外国人を雇用している企業の多くが、登録支援機関に支援業務を委託しています。しかし、毎月発生する委託費用は決して安くありません。1人あたり月額2〜3万円、年間で考えると数十万円のコストがかかっているケースも珍しくないでしょう。
「この費用を削減できないか」と考える担当者様は多いのではないでしょうか。実は、一定の要件を満たせば、自社支援に切り替えることが可能です。本記事では、自社支援の要件として会社が満たすべき条件を詳しく解説します。
そもそも自社支援とは何か
自社支援とは、登録支援機関に委託せず、受入機関（雇用主である会社）が自ら特定技能外国人への支援を行うことを指します。特定技能1号の外国人に対しては、法律で定められた10項目の支援を実施する義務がありますが、この支援業務を外部委託するか自社で行うかは、受入機関が選択できます。
ただし、自社支援を選択するには、出入国在留管理庁が定める厳格な要件をクリアしなければなりません。要件を満たさない場合は、引き続き登録支援機関への委託が必要となります。
自社支援に切り替えるための会社の要件【全5項目】
自社支援の要件として会社が満たすべき条件は、大きく分けて5つあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
要件①：過去2年間の外国人雇用実績または生活相談業務経験
最も重要な要件の一つが、外国人の受入れに関する実績です。具体的には、以下のいずれかを満たす必要があります。
- 過去2年間に中長期在留者の受入れ実績があること
- 過去2年間に中長期在留者の生活相談業務に従事した経験があること
- 上記と同程度に支援業務を適正に実施できると認められること
ここでいう「中長期在留者」とは、技能実習生、就労ビザを持つ外国人などを指します。アルバイトの留学生を継続的に雇用していた実績でも認められる可能性があります。
要件②：支援責任者および支援担当者の選任
自社支援を行うには、支援責任者と支援担当者をそれぞれ選任しなければなりません。
- 支援責任者：支援業務全体を統括する責任者（1名以上）
- 支援担当者：実際に支援業務を行う担当者（1名以上、支援責任者との兼任可）
これらの担当者は、外国人が十分に理解できる言語での対応が求められます。また、支援の中立性を確保するため、特定技能外国人を直接指揮命令する立場にある方（現場の直属の上司など）は、支援担当者になることができない点に注意が必要です。
要件③：支援業務を適正に実施できる体制
自社支援の要件として、以下のような体制が整っていることも求められます。
- 特定技能外国人が理解できる言語で支援できること
- 支援担当者が外国人およびその監督者と定期的に面談できる体制があること
- 生活オリエンテーションを実施できること
- 相談・苦情に適切に対応できる体制があること
特に言語対応は重要です。ベトナム人を雇用するならベトナム語、インドネシア人ならインドネシア語での対応が必要になります。社内に対応できる人材がいない場合は、通訳を確保する手段を講じる必要があります。
要件④：支援の実施状況に関する文書を作成・保管できること
支援業務の実施状況を記録し、適切に保管する体制も必要です。具体的には以下の書類を作成・保管します。
- 支援実施記録（各支援項目の実施日・内容など）
- 定期面談の記録
- 相談・苦情対応の記録
- 定期届出書類の控え
これらの書類は、特定技能外国人が退職した日から1年間保管する義務があります。入管からの調査や監査に備えて、いつでも提示できる状態にしておくことが重要です。
要件⑤：欠格事由に該当しないこと
会社や役員が以下の欠格事由に該当する場合は、自社支援を行うことができません。
- 過去5年以内に出入国管理法令や労働法令に違反して罰則を受けたことがある
- 過去5年以内に特定技能外国人や技能実習生の行方不明者を発生させている
- 支援責任者や支援担当者が欠格事由に該当する
- 暴力団関係者である、または暴力団関係者が事業活動を支配している
特に労働基準法違反や入管法違反の履歴がある場合は要注意です。過去の違反歴について不安がある場合は、事前に専門家に相談することをお勧めします。
自社支援への切り替え手続きの流れ
要件を満たしていることが確認できたら、実際の切り替え手続きを進めます。
ステップ1：支援体制の整備
まず、支援責任者・支援担当者を正式に選任し、支援計画書を作成します。支援計画書には、10項目の義務的支援をどのように実施するかを具体的に記載します。
ステップ2：届出書類の準備・提出
支援計画の変更届出を出入国在留管理局に提出します。届出には、支援体制を証明する書類（組織図、支援責任者の履歴など）を添付します。届出は変更から14日以内に行う必要があります。
ステップ3：登録支援機関との契約終了
現在委託している登録支援機関との契約を終了します。契約期間や解約条件を事前に確認し、トラブルのないよう手続きを進めましょう。
自社支援に切り替える際の注意点
自社支援は費用削減に効果的ですが、いくつかの注意点があります。
- 支援業務には一定の工数がかかるため、担当者の業務負担を考慮する必要がある
- 法改正や制度変更に自社で対応しなければならない
- 定期届出（四半期ごと）を期限内に提出する必要がある
- 支援が不十分だと、在留資格の取消しや受入れ停止のリスクがある
コスト削減だけでなく、実際に支援業務を継続できる体制があるかどうかを十分に検討してください。
まとめ
自社支援の要件を会社がすべて満たしていれば、登録支援機関への委託費用を削減することが可能です。特に、過去2年間の外国人雇用実績があり、社内に外国語対応できる人材がいる企業であれば、切り替えを検討する価値は十分にあります。
ただし、要件の判断や届出手続きには専門的な知識が必要です。「うちの会社は要件を満たしているのか」「具体的にどう進めればいいのか」など、ご不明な点があれば、特定技能ビザに詳しい行政書士にご相談ください。
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